Hoe maak je je leden (weer) actief?

Als vereniging wil je het liefst dat zoveel mogelijk leden actief gebruik maken van hun lidmaatschap. Aanmelden voor evenementen, updaten van (persoonlijke) gegevens, en up-to-date blijven over wat er allemaal gaande is. Als je gebruik maakt van Congressus hebben al je ‘actieve’ leden de mogelijkheid om in te loggen op hun profiel op de website, maar vele leden komen überhaupt nooit toe aan de activatie van hun account. Zonde! Minder actieve leden lopen veel informatie mis, en is het bestuur meer tijd en moeite kwijt om het ledenbestand bijgewerkt te houden. Wat kun je doen om je leden betrokken te maken én actief te houden?

#1 Ga op onderzoek uit

Allereerst: meten is weten! Ga op onderzoek uit om erachter te komen waarom je leden niet of moeilijk te motiveren zijn om actiever te worden. Voor het ene type vereniging is dit makkelijker in te schatten of te achterhalen dan voor een andere verenigingstype, maar door hier actief in te duiken ontdek je misschien meer pijnpunten dan je in de eerste instantie vermoedt. Bij ‘onbereikbare leden’ zou een telefoontje goed werken; je hebt persoonlijk contact en je werkt aan verenigingsverbeteringen!

#2 Geef leden een goede reden om hun account te activeren

Als je een goed beeld hebt van je pijnpunten en behoeften van je leden, dan kun je hierop gaan inspelen. Vanuit Congressus kun je je leden een persoonlijke activatielink sturen om hun account te activeren. Grote kans dat leden die betrokken willen raken hier direct gebruik van maken, maar als je als vereniging net gebruik maakt van Congressus zullen ‘verwaterde’ leden misschien geen behoefte voelen om dit te doen. Geef je leden daarom een goede reden om hun account te activeren:

– Stel ze op de hoogte van de profiel-mogelijkheden;
– Zet relevante informatie achter de login (besloten evenementen, korting als lid, besloten verhuur, enzovoort);
– Koppel een leuke actie aan de accountactivatie; de eerste x-hoeveelheid leden ontvangt een verenigingsattribuut).

Zolang je je leden geen aanleiding geeft (én ze daar niet van op de hoogte stelt!) zal dit initiatief niet vanzelf ontstaan.

#3 Communicatie is key

Het klinkt als een open deur, maar communicatie is key! Het komt vaak voor dat de wat minder betrokken leden ook worden uitgesloten van updates. Door vele verenigingen wordt dit opgelost met iets in de vorm van een nieuwsbrief. Met Congressus kunnen leden aangeven of ze wel of geen mailing updates willen ontvangen. Eens in de zoveel tijd kun je dit segment doorkijken om te checken of hier mogelijkheden liggen; misschien kun je je leden wél eens benaderen voor iets ongewoons.

En hoewel alles tegenwoordig online gebeurt, kun je er ook aan denken om je leden op een andere manier te benaderen. Zo heeft Congressus een SMS functie en zal het binnenkort mogelijk zijn om brieven te versturen. Hiermee trek je in ieder geval meer aandacht dan met een standaard mailing.

#4 Beloon je leden

Niks is vervelender dan een betaalherinnering van iets waar je geen gebruik van maakt. Vooral de studenten onder ons zullen dat beamen 😉 Probeer je leden warm te houden door ze op een creatieve manier te belonen. Geef ze de mogelijkheid om gratis deel te nemen aan een evenement of stuur ze een persoonlijk bericht als je merkt dat ze van de radar verdwijnen. Een persoonlijke touch van het bestuur wordt door velen gezien als blijk van waardering. Niet een geheel onbelangrijke taak van het bestuur!

#5 Houd rekening met de nadelen

Het is heel begrijpelijk dat je als bestuur je leden wilt motiveren om actiever te worden. Vele verenigingen kampen echter met het probleem dat ze na lange radiostilte leden verliezen omdat deze niet meer bewust zijn van hun lidmaatschap, en hier pas aan worden herinnerd bij een contributie-mailing. De kans dat deze leden zich – mede door een reminder – gaan uitschrijven is natuurlijk aanwezig. Houd er dus rekening mee dat je contributie inkomsten kunt gaan mislopen, en plan hier op een slimme manier omheen.

Jaaroverzicht: nieuwe functies en verbeteringen waar we trots op zijn!

Nu de jaarwisseling nadert, blikken we graag terug op een fantastisch 2018. We hebben veel tijd gestoken in het verbeteren van Congressus en het bouwen van nieuwe functies. Benieuwd of je alle nieuwe onderdelen al hebt gezien en getest? Hieronder onze jaar-toppers!

1. Communicatie

Overzicht van verzonden mailing
We hebben een uitgebreid overzicht gemaakt van de mailings die je verstuurt, met per bericht de statistieken zoals ‘Geopend’, ‘Onbereikbaar’ en ‘Mislukt’. 

Feedback op mislukte mailings
Mailing mislukt? Sommige leden hebben geen (bereikbaar) e-mailadres of hun mailbox zit vol. Hier krijg je nu direct feedback op, zodat je weet waarom de mail niet kon worden afgeleverd.

Automatisch filteren op ‘Geen mailings ontvangen’
Leden konden altijd al aangeven dat ze geen mailing willen ontvangen. Bij het mailen kon je hier rekening mee houden d.m.v. een filter. Dit hoeft nu niet meer zo omslachtig, want deze leden worden nu automatisch uitgesloten van je mailings. Is het een belangrijke mail? Dan kun je deze leden toch toevoegen bij het aanmaken van de mailing.

2. Veiligheid 

Authenticatie in twee stappen herstellen
Met de nieuwe AVG maken steeds meer gebruikers gebruik van Authenticatie in twee stappen. Super veilig, maar wat als je telefoon onder de bus komt? Samen met een andere Congressus-gebruiker binnen je vereniging, kun je nu Authenticatie in twee stappen herstellen. 

Toegang beperken op IP adressen (Congressus Manager)
Beheer je Congressus altijd vanaf één of enkele locaties, bijvoorbeeld je kantoorpand? Je kunt de toegang tot Congressus Manager nu beperken tot een aantal IP adressen, zodat dit alleen nog maar vanaf deze locatie(s) kan. Dit kun je instellen onder Gebruikers > Gebruikersgroepen > IP-adres filter. 

CAPTCHA bij formulieren
Met pakket Pro kun je gebruik maken van de module ‘Formulieren’. Om spam te voorkomen, kun je nu een CAPTCHA toevoegen. Zo moet de invuller eerst bewijzen dat deze écht van vlees en bloed is 😉 CAPTCHA kun je alleen instellen voor al je formulieren. Dit doe je onder Instellingen > Formulieren.

3. Modules: Evenementen en Organisaties

Evenementen: meerdere carrière partners 
Maak je gebruik van de extra module ‘Carrière’? Je hebt nu geen beperking meer tot 1 gerelateerde partner bij een evenement, maar je kunt alle gerelateerde partners selecteren. Zo is direct duidelijk welke partners betrokken zijn bij de (carrière-georiënteerde) evenementen die je vereniging organiseert.

Evenementen: deelnamebewijzen
Is het voor je leden belangrijk dat ze kunnen aantonen dat ze bij je evenement aanwezig zijn geweest? Dat kan door het genereren van persoonlijke deelnamebewijzen, waarbij je ook (geaccrediteerde) punten kunt toekennen aan de deelnemers. Deze functionaliteit is vooral handig voor beroeps- en vakverenigingen, waarvan de leden middels het bezoeken van evenementen hun vakinhoudelijke kennis op peil dienen te houden. Wil je het uitproberen? Stuur dan een mailtje naar support@congressus.nl zodat we de deelnamebewijzen voor je kunnen activeren.

Organisaties
Zijn jouw leden eigenlijk bedrijven met één of meerdere medewerkers? Dan kun je gebruik maken van de module ‘Organisaties’. Zo kun je bijvoorbeeld alle contributiefacturen rechtsreeks naar de organisatie sturen in plaats van naar de individuele medewerkers. Ook kun je de organisaties publiceren op je website. Aan de slag met deze module? Stuur even een berichtje naar support@congressus.nl en we helpen je op weg!

4. Financiën

Bank import  
Grote automatische incasso’s of veel leden die per bankoverschrijving hun verkopen betalen? Door je bankafschriften (en bijbehorende storneringen) te importeren in Congressus, worden die automatisch gematcht met de openstaande incasso’s of verkopen. De module ‘Bank import’ is onderdeel van pakket Pro.


Mollie
Onze vorige betaaldienstverlener Ginger Payments stopte met het aanbieden van iDeal. Daarom zijn we overgestapt naar Mollie en hebben we de integratie tussen Mollie en Congressus flink verbeterd. Sommige verenigingen hebben nog geen Mollie account aangemaakt of geactiveerd. Lees hier hoe je dat doet. 

Financiële entiteiten 
Werken er meerdere verenigingen binnen één ledenadministratie? Of heeft je vereniging meerdere onderdelen? Dan kun je meerdere entiteiten aanmaken, zodat de juiste naam op de factuur komt en je geldstromen correct worden gescheiden. Financiële entiteiten uitproberen? Stuur even een berichtje naar support@congressus.nl en we helpen je op weg!

Online SEPA machtigingen
Een SEPA machtiging is officieel rechtsgeldig met een zogenaamde ‘natte handtekening’. Voor vele verenigingen is deze lastig te verkrijgen, dus is het nu ook mogelijk om leden in hun profiel een incassomachtiging te laten afgeven met een simpel vinkje. Je kunt dit instellen via ‘Instellingen > SEPA incasso’.

5. Webshop

Digitale producten
Naast fysieke producten kun je nu ook digitale producten verkopen via de webshop, bijvoorbeeld eBooks. Deze worden na betaling direct ‘afgeleverd’ bij de koper. 

Verzending
Bij de webshop kun je nu ook aangeven hoe je de verzending wilt regelen en wat de eventuele meerprijs voor verzending is. Ook kunnen leden, als je wilt, aangeven dat ze het product komen afhalen. 

6. Algemeen

Zoeken
Helemaal bovenin Congressus Manager is een witte zoekbalk toegevoegd. Daarmee kun je in één klap door je hele ledenadministratie (leden, groepen, organisaties) zoeken. Niet alleen op naam, maar ook op lidnummer, e-mailadres, telefoonnummer en lidstatus. Even vergeten hoe je een naam precies spelt? Dankzij deze slimme zoekfunctie vinden we je leden ook wanneer je een tikfoutje maakt 😉

Online overeenkomsten tekenen
Als je besluit om met Congressus te gaan werken, vragen we je om een licentie- en een verwerkersovereenkomst te tekenen. Dit proces is nu volledig gedigitaliseerd; je kunt in Congressus Manager je handtekening zetten. Wil je toch liever een natte handtekening zetten, bijvoorbeeld omdat je met meerdere mensen tekent? Ook dat kan: download, print, teken, scan en upload dan je overeenkomsten in Congressus Manager.

Rapportages
Verenigingen <3 statistieken. Wil je nog meer inzicht in bijvoorbeeld de in- en uitstroom van leden, en contributieverloop? Dit kan nu met de nieuwe module ‘Rapportages’. Ook ideaal om te gebruiken bij je Algemene Ledenvergadering.


Al met al een jaar met mooie en vooral handige aanvullingen en verbeteringen. Én veel inspiratie voor het nieuwe jaar! Wij staan altijd open voor feedback en input van onze gebruikers, en proberen hier zo goed mogelijk op in te spelen. Heb je nog tips en tricks waar we volgend jaar iets aan kunnen hebben? We horen ze graag van je op support@congressus.nl! 

Vacature: super-stagiair(e) bij Congressus

Ik vond het achterlaten van mijn commissie- en bestuursjaar één van de moeilijkste dingen ooit. Maar waarom zou je het helemaal achter je laten als je er ook aan kunt bijdragen vanaf de zijlijn? Ik was zo bevoorrecht dat ik van mijn hobby mijn stage kon maken. En nu maak ik met veel plezier en trots deel uit van Congressus

Burger metamorfose
Tijdens je stage periode ruil je je collegebanken in voor een semi-burgerlijk bestaan. Ten minste, dat dacht ik. Ten weeks in kan ik zeggen dat mijn stage alles behalve burgerlijk is. Ik geniet met volle teugen van de leerzame, uitdagende opdrachten en het fijne samenwerken. Sterker nog, ik kijk er tegenop dat mijn stage over een paar weken al is afgelopen.

Begin de dag met een stand-up
Een van de leukste momenten van de dag is onze stand-up. Samen met onze grote vriend ‘kopje koffie’ beginnen we met z’n allen aan de bar van het Launch Cafe. En deze locatie is zeker het benoemen waard: een ondernemers community vol met creatievelingen in hartje stad. Beter kun je het naar mijn mening niet treffen. Na de nodige grapjes en ons bondige overleg verplaatsen we ons naar ons prachtige werkeiland. Elke dag glunder ik bij het zien van mijn 2 meter brede bureau where the magic happens.

Vrijheid is blijheid
Als stagiaire word ik gemotiveerd om actief mee te denken aan alle processen van Congressus. En hoe beter ik het product en de diensten leer kennen, hoe leuker dit wordt! Op basis van mijn kwaliteiten en leerdoelen bepalen we waar ik aan mag werken en krijg ik sandwich-feedback van mijn fantastische collega’s. Deze vrijheid vereist een bepaalde gedurfdheid en creativiteit, maar is zo ontzettend motiverend en leerzaam! Eerder schreef ik een blog over het door mij gevreesde koffieslaaf-scenario, maar daarvan is gelukkig absoluut geen sprake.

Team Awesome
Bij Congressus werk je met een klein, hecht, en zeer gemotiveerd team waarin ik als stagiaire volledig word opgenomen voor alle werkzaamheden en activiteiten. Zo gingen we met Team Awesome op workation naar Zuid-Frankrijk en zijn onze vrijmibo’s een waar genot. Daarnaast kan ik bevestigen dat onze lachspieren goed getraind zijn, dus een saaie 9 tot 5 dag is ver te zoeken.

Dus, heb jij ook liefde voor verenigingen, ben je enthousiast, leergierig en creatiever dan je vroegere docent handvaardigheid? Én durf jij het aan om onze programmeurs de Franse bergen op te tillen? Of wil je eerst meer avontuurlijke stage verhalen van me horen? Solliciteer dan voor een van de vacatures en wie weet word jij de nieuwe super-stagiair(e) van Congressus! ­

Congressus beyond borders: wij gingen op workation

Zondagochtend om 05:45uur verzamelen op Schiphol is geen gebruikelijk begin van je werkweek. Maar deze werkweek was alles behalve gebruikelijk, want onze langverwachte workation stond eindelijk voor de deur. Acht dagen ruilden wij ons geliefde Groningse Launch Cafe in voor een prachtige villa in Tourrettes, Provence-Alpes-Côte d’Azur. En natuurlijk niet voor een cursus Frans.

Business meets beach
Business meets bergen in ons geval. Workationing is ondertussen een hip werkwoord geworden, geliefd onder startups. Je verplaatst je complete team – met laptops, telefoons, en wifi – naar een (zonnig) oord om het bedrijf vanaf daar te runnen. Want waarom zou je altijd vanaf je vaste werkplek werken als je hetzelfde werk kunt doen vanuit Zuid-Frankrijk? En vergis je niet: het harde werken gaat gewoon door. Maar de combi met een middagduik, een dosis vitamine D, en een glaasje rosé is très bien.

Nice to be here
Vanuit Amsterdam vlogen we in twee uurtjes naar Nice. Daar stond een dikke vette Jeep voor ons klaar waarmee we meteen een lading croissants oppikten bij de eerste boulangerie. Aangekomen in ons paradijsje Maison Montchou <3 kreeg iedereen een eigen kamer, een biertje en bespraken we de laatste keer onze planning onder het genot van een prac-tique uitzicht. Au travail!

Qu’est ce que vous faisiez?
Dus, wat we hebben gedaan? De dagelijkse werkzaamheden gaan gewoon door: mailen, telefoneren, programmeren. Maar daarnaast stond onze workation in het teken van ons customer onboarding project: nieuwe gebruikers van Congressus nog sneller en eenvoudiger aan de slag laten gaan met onze software!

Als je de hele week samenwoont zijn de lijntjes kort en dat is o-zo belangrijk bij zo’n groot project. Onze dagelijkse ochtend stand-up werd uitgebreid naar een driedelige versie: ochtend, middag en avond. Hierin werd bondig besproken wat er zou gaan gebeuren en hoe. Team communicatie en team supernerds (oké, programmeurs) werkten aan verschillende onderdelen die vervolgens aan elkaar konden worden gekoppeld voor minder moeite, meer vereniging.

What happens in France, stays in France
Behalve je teambuilding, want die blijft je altijd bij. Voor het eerst deel je alles met je collega’s: van het ontbijt tot de opblaas-stroopwafel in het zwembad. Natuurlijk ben je net zo hard (misschien nog wel harder) aan het werk op een andere locatie, maar dingen als monopoly marathon, bonte avond en weekenduitstapjes maken van je team een kleine familie. Wij vertrokken gebruind, voldaan en vol liefde naar het hoge Noorden. Workation for the win!

Au revoir, en hopelijk tot volgend jaar.