Overstappen naar Congressus is niet moeilijk!

Hieronder vind je in 7 stappen hoe gemakkelijk het is, na het lezen van deze blog kan jij gelijk aan de slag.

Stap 1: Oriëntatie

Het overstappen naar andere software begint met het in kaart brengen van de mogelijkheden. Waarschijnlijk beland je dan ook op de website van Congressus; op onze website kun je alle ins en outs vinden over de mogelijkheden die Congressus biedt. Méér dan 150 verenigingen gingen je al voor!

Alles wat je nodig hebt gekoppeld in één online systeem, welke vereniging wil dat nou niet?

Stap 2: Een demo aanvragen

Enthousiast geworden of nieuwsgierig naar wat wij jouw vereniging kunnen bieden? Vraag dan hier vrijblijvend een demo aan. Na de online aanvraag nemen wij (telefonisch) contact met je op om je wensen door te nemen, zo kunnen we een demo aan maken die helemaal past bij de behoefte van jouw vereniging.

Stap 3: De demo uitproberen

Nu is het tijd om in de  demo te gaan experimenteren en te kijken naar de oneindige mogelijkheden voor jouw vereniging. In de demo kun je direct de rest van het bestuur uitnodigen om ook een kijkje te nemen. Vervolgens kun je een telefonische demo inplannen met iemand uit ons team. Hij of zij kan je alles vertellen over de mogelijkheden en direct je vragen beantwoorden.

Stap 4: Heb je toestemming nodig van de ALV?

Moet de ALV toestemming geven om Congressus te gebruiken? Dan kun je altijd contact met ons opnemen om eventuele vragen die je verwacht, door een van ons, te laten beantwoorden.

Stap 5: De overeenkomsten tekenen

Indien je er klaar voor bent om met ons aan de slag te gaan, kun je ons om een overeenkomst vragen. Laat ons even weten welk pakket jullie graag willen gebruiken. Je krijgt dan van ons de overeenkomst in je mailbox en deze kun je ondertekend per mail terug sturen. We sturen je overigens pas een factuur als de ledenadministratie is geïmporteerd óf de nieuwe website live is gezet.

Stap 6: Het inrichten van de website

Je kunt al tijdens de demo beginnen met het inrichten van de nieuwe website. De demoversie zetten we letterlijk om naar de “echte” versie. Hierdoor gaat er geen tijd en werk verloren. Zodra je klaar bent met het inrichten van de website, de ledenadministratie geïmporteerd is én de overeenkomsten ondertekend zijn kunnen we ervoor gaan zorgen dat je nieuwe website live gezet wordt.

Stap 7: Het importeren van de ledenadministratie

Het inladen van de huidige gegevens van leden een probleem? Met de online ledenadministratie van Congressus hoef je je hierover geen zorgen te maken. Met een Excelbestand (.csv) is het erg simpel om de gegevens snel en veilig in te laden in je kersverse ledenadministratie. We importeren de ledenadministratie kosteloos voor je in Congressus. Zo zorgen we ervoor dat alles netjes op de juiste plek staat. Een goed begin is immers het halve werk! 

Voor altijd onze snelle support

Nadat je de online ledenadministratie en de website voor de leden hebt aangepast naar de wensen van jouw vereniging, kun je tijdens en na dit proces altijd terecht voor vragen en verbeteringen. Wij staan altijd open voor nieuwe ideëen en verbetering van onze diensten en service.

Feedback en vragen zijn altijd welkom.

 

Tot snel,

Het Congressus team

Updates 2017

Verenigingen staan nooit stil en Congressus natuurlijk ook niet. Er is keihard gewerkt aan toffe updates die Congressus nóg beter maken. Dit willen wij natuurlijk graag met jullie delen!

Hoe we Congressus nóg beter hebben gemaakt

1. Je kunt de online almanak nu ook direct tonen

Deze mogelijkheid werd door veel verenigingen aangevraagd. Je kunt er nu voor kiezen om alle leden direct in de online almanak te tonen zonder dat je specifiek naar een lid moet zoeken. Klik hier voor meer info. 

2. Het instellen van rechten per gebruikersgroep en de ‘super admin’

Het is mogelijk geworden om per gebruikersgroep de rechten van deze groep in te stellen. Zo kun je commissies bijvoorbeeld wel de ledenadministratie laten inzien maar de gegevens niet laten aanpassen. Of juist de introductiecommissie wel leden laten toevoegen maar de informatie vervolgens na het opslaan niet meer laten bewerken.

Daarnaast is het mogelijk om een gebruikersgroep ‘super admin’ maken. Een ‘super admin’ gebruikersgroep heeft het hoogste toegangsniveau voor alle onderdelen binnen Congressus Manager. Een dergelijke gebruikersgroep is bijvoorbeeld handig voor het bestuur. Wil je hier meer over weten? Klik dan hier voor meer info.

3. Extra mogelijkheden rondom de geplande evenementen en de evenementenkalender

We hebben het evenementen gedeelte flink verbeterd! Zo is het nu bijvoorbeeld mogelijk om niet-leden aan te laten melden voor een evenement, verzend Congressus een standaard bevestigings- en afmeldmail, kun je tickets voor het evenement verkopen én per ticket de prijzen en doelgroep instellen. Daarnaast kunnen je leden de evenementen nu middels een linkje snel in hun eigen agenda zetten!

Wil je hier meer over weten? Klik dan hier.

4. Zichtbare gegevens aanpassen per lidstatus

We hebben een update doorgevoerd waardoor je nu in staat bent om per lidstatus aan te geven welke velden wel of niet getoond moeten worden en bewerkbaar of niet bewerkbaar moeten zijn. Je kunt dit per lidstatus, per veld en per locatie op de website aangeven. Dat klinkt lastiger dan het in werkelijkheid is. We hebben een mooi artikel met een aantal voorbeelden geschreven die je hier kunt lezen. 

5. Communicatie (Bèta)

Bij Communicatie (links in het menu onder groepen) kun je in één overzicht zien welke mailings en SMS’jes zijn verzonden naar de verschillende leden! Communicatie is een beta functionaliteit. Deze functionaliteit kun je gewoon al gebruiken, je zult zien dat wij aanpassingen doorvoeren om de functionaliteit te verbeteren. Klik hier voor meer informatie. 

6. Meer mogelijkheden voor de namen van je leden

In Congressus kan je nu meerdere velden gebruiken voor namen. Wat moet je je daarbij voorstellen? Je kunt extra velden beschikbaar maken voor de bijnaam, roepnaam, voornamen, achternaam en tweede achternaam van een lid.

Het is vervolgens ook mogelijk om op alle naam velden te zoeken in Congressus Manager.

Meer weten of direct gebruiken? Hier vind je alle informatie.

7. Lid ID een andere naam geven

Het is nu mogelijk om het Lid ID een andere naam te geven. Sommige verenigingen gebruiken een specifiek nummer (zoals studentnummer of bondsnummer) als Lid ID. Wij kunnen de naam van het veld voor je aanpassen waardoor er bijvoorbeeld studentnummer staat in plaats van Lid ID.

Wil je hiervan gebruik maken? Laat het ons per chat of mail weten.

8. Two-factor authentication

Privacy en beveiliging van jullie data is ontzettend belangrijk! We raden jullie daarom aan om gebruik te maken van Two-factor authentication. Dit is een extra beveiligingslaag bij het inloggen in Congressus Manager. In dit artikel leggen we uit hoe je dit kunt instellen. 

Team uitbreiding

Wat heeft Congressus te maken met de Ikea?  Het Congressus team kwam tot de conclusie dat zij wel wat extra ondersteuning konden gebruiken en kwamen zo in aanraking met Nilserik en Soscha. Deze twee enthousiaste nieuwe aanwinsten zijn sinds kort onderdeel van het team en hebben enorm veel zin om met jullie aan de slag te gaan!

Feedback en vragen zijn altijd welkom.

Tot snel,

Het Congressus team