Super start van je bestuursjaar – tips & tricks

Ready, set, change! Voor verenigingen komt er weer een geweldige en erg belangrijke periode aan: de bestuurswissel. Veel besturen geven rond de zomer het stokje definitief over aan een nieuw bestuur, waarbij direct van alles komt kijken: het schrijven van een beleidsplan, introductieweek, het vormen van commissies, enzovoort. Als geen ander weten wij hoeveel ballen het (aspirant) bestuur hoog moeten houden, dus we helpen jullie graag op weg met een aantal tips & tricks om óók een vliegende start te kunnen maken met je verenigingsadministratie!

1. Algemeen

Kamer van Koophandel
Een inschrijving of wijziging van het bestuur moet worden doorgegeven aan de Kamer van Koophandel. Deze handeling staat los van Congressus, maar wordt regelmatig vergeten of te laat doorgevoerd, waardoor het verenigingsjaar vertraging op kan lopen. En dat terwijl het simpel en snel kan: vul het online formulier in, en de KvK kan de inschrijving of wijziging binnen enkele werkdagen verwerken. Hoe dit precies in z’n werk gaat lees je op deze pagina van de KvK website.

Financiële bevoegdheden
Ook op financieel vlak dienen er veranderingen te worden doorgevoerd om de nieuwe bestuurder(s) deze bevoegdheden toe te kunnen kennen. Voorkom onduidelijkheden of moeilijkheden door je tijdig te laten informeren bij je bank over de vervolgstappen voor jouw vereniging. Als voorbeeld: hier legt de ING duidelijk uit wat haar klanten moeten doen voor een zodanige wijziging.

2. Congressus gebruikers 

Gebruikers verwijderen
Ontneem het oude bestuur en commissieleden (indien alle taken zijn afgerond) toegang tot Congressus Manager. Het klinkt logisch, maar wordt vaak vergeten waardoor oud-gebruikers toegang blijven houden tot vertrouwelijke verenigingsgegevens in de Manager omgeving. 

Gebruikers toevoegen
Huidige gebruikers met volledige toegang in Congressus Manager (Super Admin) kunnen een nieuwe gebruikersgroep aanmaken, waarvoor ze de individuele gebruikers uit de groep een uitnodiging kunnen sturen.

Tip: we raden aan om hiervoor niet een functiespecifiek-mailadres te gebruiken, maar een persoonlijk e-mailadres. Dan hoef je bij de overdracht geen account over te dragen of wachtwoord te wijzigen en weet je precies wie er toegang heeft (gehad) tot welke onderdelen.

Onderscheid in rechten
Nieuwe of ‘oude’ gebruikers kunnen ook toegang krijgen tot een beperkt aantal onderdelen van Congressus. Per gebruikersgroep kun je rechten instellen, waardoor je zorgt dat een oud-bestuur of commissie alleen toegang heeft tot de voor hen bestemde data. 

Tip: wil je later in het jaar dat commissieleden ook toegang hebben tot specifieke onderdelen in de Manager? Geen probleem; geef de activiteitencommissie toegang tot module Evenementen, websitecommissie toegang tot Websitebeheer, en kascommissie toegang tot het onderdeel financiën. 

3. Privacybeleid (AVG)

Congressus heeft het mogelijk gemaakt om een privacybeleid toe te voegen aan je website. In het privacybeleid kun je onder andere laten opnemen met welke doeleinden je de persoonsgegevens verwerkt én hoe je met de persoonsgegevens omgaat. Heeft jouw vereniging nog geen privacybeleid toegevoegd? Dit kun je doen onder Instellingen > Privacy. Laat je informeren door een privacyjurist over de inhoud van jullie privacybeleid!

Tip: hier lees je een eerder blog van ons waarin we uitleggen wat de AVG betekent voor jouw vereniging. 

4. Lidstatussen 

In Congressus staan standaard de lidstatussen Aspirant, Lid, Lid-af en Reünist. Grote kans dat jouw vereniging hier nu ook mee werkt, of lidstatussen heeft toegevoegd, gewijzigd en/of verwijderd. Ga na welke lidstatussen je wilt gaan aanhouden in het aankomende verenigingsjaar. Is de huidige indeling logisch en efficiënt op basis van het (toekomstige) ledenbestand?

Tip: lidstatussen die we ook vaak tegenkomen zijn Donateur, Erelid, Vrijwilliger en Proeflid. 

5. Online lid worden

Met de module Online lid worden zorg je ervoor dat nieuwe leden zich kunnen inschrijven via de website. Door alle gewenste velden op te nemen in het formulier, worden de lidgegevens direct ingeschoten in je ledenadministratie. Als je dit proces van tevoren goed inricht, scheelt je dat achteraf enorm veel werk! Let hierbij op de volgende punten:

Lidstatus
Onder welke status wil je de nieuwe leden in je ledenadministratie? Worden ze direct Lid of wil je ze eerst opnemen als Aspirant om ze na een bestuurscheck definitief op te nemen? Je kunt ook meerdere lidstatussen beschikbaar stellen, bijvoorbeeld Lid en Donateur. 

Velden en instellingen
Welke informatie wil je van je leden ontvangen? Onder Instellingen > Lidstatussen kun je per lidstatus de veldinstellingen inzien en wijzigen. Zet de velden die je niet nodig hebt op verborgen, en maak de velden die je beslist nodig hebt verplicht. Zonder rekeningnummer wordt het namelijk erg lastig om contributie te innen 😉

Tip: wil je extra velden toevoegen aan je ledenadministratie (en je inschrijfformulier)? Studierichting, speelniveau of contactpersoon voor noodsituaties? Laat ons weten welke informatie je van je leden wilt ontvangen, dan voegen wij custom velden voor je toe. We raden aan om een veldtype te kiezen waarop je later kunt filteren, dus geen open veld.

Algemene voorwaarden
Je kunt (lidstatus-specifieke) algemene voorwaarden uploaden, waarmee men akkoord dient te gaan bij het online lid worden. Deze voorwaarden zijn ook beschikbaar voor het lid in zijn/haar profiel op de website.

Let op: er is onderscheid tussen algemene voorwaarden en de voorwaarden voor het gebruikt van online diensten! De voorwaarden voor het gebruik van online diensten dien je mee akkoord te gaan wanneer je je profiel activeert. In Congressus Manager worden generieke voorwaarden toegevoegd, maar deze kun je naar wens aanpassen onder Instellingen > Voorwaarden online diensten.

SEPA machtiging
Om een automatische incasso uit te kunnen voeren bij je leden, heb je van ieder van hen een SEPA machtiging nodig. In Congressus is het mogelijk om middels een vinkje bij inschrijving akkoord te gaan met de SEPA voorwaarden. Officieel gezien is dit niet rechtsgeldig en moeten leden ook een “natte handtekening” zetten. Dit is het risico van de vereniging zelf. 

6. Account activeren

Na inschrijving wil je je leden natuurlijk zo snel mogelijk betrekken bij alles wat je vereniging te bieden heeft. De eerst stap is door ze hun account te laten activeren. Wijs je leden er ook op dat ze dan zelf wijzigingen kunnen aanbrengen in hun gegevens en voorkeuren in hun profiel. Zo zorg je ervoor dat gegevens up-to-date blijven! Voeg een activatielink-tag toe aan de bevestigingsmail van het online lid worden formulier, zodat leden na inschrijving direct door kunnen naar de profielactivatie.

Tip: maak een filter aan voor leden die hun account nog niet geactiveerd hebben. Zo kun je deze leden (opnieuw) benaderen om ze erop te wijzen dat ze hun account kunnen activeren.

Nog meer tips?

Heb je als oud- of nieuw bestuurslid nog meer handige tips die je andere verenigingen mee zou willen geven? Laat het ons weten via de chat! Dan kunnen we elkaar op weg helpen naar nóg minder moeite, meer vereniging!

Hoe maak je je leden (weer) actief?

Als vereniging wil je het liefst dat zoveel mogelijk leden actief gebruik maken van hun lidmaatschap. Aanmelden voor evenementen, updaten van (persoonlijke) gegevens, en up-to-date blijven over wat er allemaal gaande is. Als je gebruik maakt van Congressus hebben al je ‘actieve’ leden de mogelijkheid om in te loggen op hun profiel op de website, maar vele leden komen überhaupt nooit toe aan de activatie van hun account. Zonde! Minder actieve leden lopen veel informatie mis, en is het bestuur meer tijd en moeite kwijt om het ledenbestand bijgewerkt te houden. Wat kun je doen om je leden betrokken te maken én actief te houden?

#1 Ga op onderzoek uit

Allereerst: meten is weten! Ga op onderzoek uit om erachter te komen waarom je leden niet of moeilijk te motiveren zijn om actiever te worden. Voor het ene type vereniging is dit makkelijker in te schatten of te achterhalen dan voor een andere verenigingstype, maar door hier actief in te duiken ontdek je misschien meer pijnpunten dan je in de eerste instantie vermoedt. Bij ‘onbereikbare leden’ zou een telefoontje goed werken; je hebt persoonlijk contact en je werkt aan verenigingsverbeteringen!

#2 Geef leden een goede reden om hun account te activeren

Als je een goed beeld hebt van je pijnpunten en behoeften van je leden, dan kun je hierop gaan inspelen. Vanuit Congressus kun je je leden een persoonlijke activatielink sturen om hun account te activeren. Grote kans dat leden die betrokken willen raken hier direct gebruik van maken, maar als je als vereniging net gebruik maakt van Congressus zullen ‘verwaterde’ leden misschien geen behoefte voelen om dit te doen. Geef je leden daarom een goede reden om hun account te activeren:

– Stel ze op de hoogte van de profiel-mogelijkheden;
– Zet relevante informatie achter de login (besloten evenementen, korting als lid, besloten verhuur, enzovoort);
– Koppel een leuke actie aan de accountactivatie; de eerste x-hoeveelheid leden ontvangt een verenigingsattribuut).

Zolang je je leden geen aanleiding geeft (én ze daar niet van op de hoogte stelt!) zal dit initiatief niet vanzelf ontstaan.

#3 Communicatie is key

Het klinkt als een open deur, maar communicatie is key! Het komt vaak voor dat de wat minder betrokken leden ook worden uitgesloten van updates. Door vele verenigingen wordt dit opgelost met iets in de vorm van een nieuwsbrief. Met Congressus kunnen leden aangeven of ze wel of geen mailing updates willen ontvangen. Eens in de zoveel tijd kun je dit segment doorkijken om te checken of hier mogelijkheden liggen; misschien kun je je leden wél eens benaderen voor iets ongewoons.

En hoewel alles tegenwoordig online gebeurt, kun je er ook aan denken om je leden op een andere manier te benaderen. Zo heeft Congressus een SMS functie en zal het binnenkort mogelijk zijn om brieven te versturen. Hiermee trek je in ieder geval meer aandacht dan met een standaard mailing.

#4 Beloon je leden

Niks is vervelender dan een betaalherinnering van iets waar je geen gebruik van maakt. Vooral de studenten onder ons zullen dat beamen 😉 Probeer je leden warm te houden door ze op een creatieve manier te belonen. Geef ze de mogelijkheid om gratis deel te nemen aan een evenement of stuur ze een persoonlijk bericht als je merkt dat ze van de radar verdwijnen. Een persoonlijke touch van het bestuur wordt door velen gezien als blijk van waardering. Niet een geheel onbelangrijke taak van het bestuur!

#5 Houd rekening met de nadelen

Het is heel begrijpelijk dat je als bestuur je leden wilt motiveren om actiever te worden. Vele verenigingen kampen echter met het probleem dat ze na lange radiostilte leden verliezen omdat deze niet meer bewust zijn van hun lidmaatschap, en hier pas aan worden herinnerd bij een contributie-mailing. De kans dat deze leden zich – mede door een reminder – gaan uitschrijven is natuurlijk aanwezig. Houd er dus rekening mee dat je contributie inkomsten kunt gaan mislopen, en plan hier op een slimme manier omheen.

Jaaroverzicht: nieuwe functies en verbeteringen waar we trots op zijn!

Nu de jaarwisseling nadert, blikken we graag terug op een fantastisch 2018. We hebben veel tijd gestoken in het verbeteren van Congressus en het bouwen van nieuwe functies. Benieuwd of je alle nieuwe onderdelen al hebt gezien en getest? Hieronder onze jaar-toppers!

1. Communicatie

Overzicht van verzonden mailing
We hebben een uitgebreid overzicht gemaakt van de mailings die je verstuurt, met per bericht de statistieken zoals ‘Geopend’, ‘Onbereikbaar’ en ‘Mislukt’. 

Feedback op mislukte mailings
Mailing mislukt? Sommige leden hebben geen (bereikbaar) e-mailadres of hun mailbox zit vol. Hier krijg je nu direct feedback op, zodat je weet waarom de mail niet kon worden afgeleverd.

Automatisch filteren op ‘Geen mailings ontvangen’
Leden konden altijd al aangeven dat ze geen mailing willen ontvangen. Bij het mailen kon je hier rekening mee houden d.m.v. een filter. Dit hoeft nu niet meer zo omslachtig, want deze leden worden nu automatisch uitgesloten van je mailings. Is het een belangrijke mail? Dan kun je deze leden toch toevoegen bij het aanmaken van de mailing.

2. Veiligheid 

Authenticatie in twee stappen herstellen
Met de nieuwe AVG maken steeds meer gebruikers gebruik van Authenticatie in twee stappen. Super veilig, maar wat als je telefoon onder de bus komt? Samen met een andere Congressus-gebruiker binnen je vereniging, kun je nu Authenticatie in twee stappen herstellen. 

Toegang beperken op IP adressen (Congressus Manager)
Beheer je Congressus altijd vanaf één of enkele locaties, bijvoorbeeld je kantoorpand? Je kunt de toegang tot Congressus Manager nu beperken tot een aantal IP adressen, zodat dit alleen nog maar vanaf deze locatie(s) kan. Dit kun je instellen onder Gebruikers > Gebruikersgroepen > IP-adres filter. 

CAPTCHA bij formulieren
Met pakket Pro kun je gebruik maken van de module ‘Formulieren’. Om spam te voorkomen, kun je nu een CAPTCHA toevoegen. Zo moet de invuller eerst bewijzen dat deze écht van vlees en bloed is 😉 CAPTCHA kun je alleen instellen voor al je formulieren. Dit doe je onder Instellingen > Formulieren.

3. Modules: Evenementen en Organisaties

Evenementen: meerdere carrière partners 
Maak je gebruik van de extra module ‘Carrière’? Je hebt nu geen beperking meer tot 1 gerelateerde partner bij een evenement, maar je kunt alle gerelateerde partners selecteren. Zo is direct duidelijk welke partners betrokken zijn bij de (carrière-georiënteerde) evenementen die je vereniging organiseert.

Evenementen: deelnamebewijzen
Is het voor je leden belangrijk dat ze kunnen aantonen dat ze bij je evenement aanwezig zijn geweest? Dat kan door het genereren van persoonlijke deelnamebewijzen, waarbij je ook (geaccrediteerde) punten kunt toekennen aan de deelnemers. Deze functionaliteit is vooral handig voor beroeps- en vakverenigingen, waarvan de leden middels het bezoeken van evenementen hun vakinhoudelijke kennis op peil dienen te houden. Wil je het uitproberen? Stuur dan een mailtje naar support@congressus.nl zodat we de deelnamebewijzen voor je kunnen activeren.

Organisaties
Zijn jouw leden eigenlijk bedrijven met één of meerdere medewerkers? Dan kun je gebruik maken van de module ‘Organisaties’. Zo kun je bijvoorbeeld alle contributiefacturen rechtsreeks naar de organisatie sturen in plaats van naar de individuele medewerkers. Ook kun je de organisaties publiceren op je website. Aan de slag met deze module? Stuur even een berichtje naar support@congressus.nl en we helpen je op weg!

4. Financiën

Bank import  
Grote automatische incasso’s of veel leden die per bankoverschrijving hun verkopen betalen? Door je bankafschriften (en bijbehorende storneringen) te importeren in Congressus, worden die automatisch gematcht met de openstaande incasso’s of verkopen. De module ‘Bank import’ is onderdeel van pakket Pro.


Mollie
Onze vorige betaaldienstverlener Ginger Payments stopte met het aanbieden van iDeal. Daarom zijn we overgestapt naar Mollie en hebben we de integratie tussen Mollie en Congressus flink verbeterd. Sommige verenigingen hebben nog geen Mollie account aangemaakt of geactiveerd. Lees hier hoe je dat doet. 

Financiële entiteiten 
Werken er meerdere verenigingen binnen één ledenadministratie? Of heeft je vereniging meerdere onderdelen? Dan kun je meerdere entiteiten aanmaken, zodat de juiste naam op de factuur komt en je geldstromen correct worden gescheiden. Financiële entiteiten uitproberen? Stuur even een berichtje naar support@congressus.nl en we helpen je op weg!

Online SEPA machtigingen
Een SEPA machtiging is officieel rechtsgeldig met een zogenaamde ‘natte handtekening’. Voor vele verenigingen is deze lastig te verkrijgen, dus is het nu ook mogelijk om leden in hun profiel een incassomachtiging te laten afgeven met een simpel vinkje. Je kunt dit instellen via ‘Instellingen > SEPA incasso’.

5. Webshop

Digitale producten
Naast fysieke producten kun je nu ook digitale producten verkopen via de webshop, bijvoorbeeld eBooks. Deze worden na betaling direct ‘afgeleverd’ bij de koper. 

Verzending
Bij de webshop kun je nu ook aangeven hoe je de verzending wilt regelen en wat de eventuele meerprijs voor verzending is. Ook kunnen leden, als je wilt, aangeven dat ze het product komen afhalen. 

6. Algemeen

Zoeken
Helemaal bovenin Congressus Manager is een witte zoekbalk toegevoegd. Daarmee kun je in één klap door je hele ledenadministratie (leden, groepen, organisaties) zoeken. Niet alleen op naam, maar ook op lidnummer, e-mailadres, telefoonnummer en lidstatus. Even vergeten hoe je een naam precies spelt? Dankzij deze slimme zoekfunctie vinden we je leden ook wanneer je een tikfoutje maakt 😉

Online overeenkomsten tekenen
Als je besluit om met Congressus te gaan werken, vragen we je om een licentie- en een verwerkersovereenkomst te tekenen. Dit proces is nu volledig gedigitaliseerd; je kunt in Congressus Manager je handtekening zetten. Wil je toch liever een natte handtekening zetten, bijvoorbeeld omdat je met meerdere mensen tekent? Ook dat kan: download, print, teken, scan en upload dan je overeenkomsten in Congressus Manager.

Rapportages
Verenigingen <3 statistieken. Wil je nog meer inzicht in bijvoorbeeld de in- en uitstroom van leden, en contributieverloop? Dit kan nu met de nieuwe module ‘Rapportages’. Ook ideaal om te gebruiken bij je Algemene Ledenvergadering.


Al met al een jaar met mooie en vooral handige aanvullingen en verbeteringen. Én veel inspiratie voor het nieuwe jaar! Wij staan altijd open voor feedback en input van onze gebruikers, en proberen hier zo goed mogelijk op in te spelen. Heb je nog tips en tricks waar we volgend jaar iets aan kunnen hebben? We horen ze graag van je op support@congressus.nl! 

Vacature: super-stagiair(e) bij Congressus

Ik vond het achterlaten van mijn commissie- en bestuursjaar één van de moeilijkste dingen ooit. Maar waarom zou je het helemaal achter je laten als je er ook aan kunt bijdragen vanaf de zijlijn? Ik was zo bevoorrecht dat ik van mijn hobby mijn stage kon maken. En nu maak ik met veel plezier en trots deel uit van Congressus

Burger metamorfose
Tijdens je stage periode ruil je je collegebanken in voor een semi-burgerlijk bestaan. Ten minste, dat dacht ik. Ten weeks in kan ik zeggen dat mijn stage alles behalve burgerlijk is. Ik geniet met volle teugen van de leerzame, uitdagende opdrachten en het fijne samenwerken. Sterker nog, ik kijk er tegenop dat mijn stage over een paar weken al is afgelopen.

Begin de dag met een stand-up
Een van de leukste momenten van de dag is onze stand-up. Samen met onze grote vriend ‘kopje koffie’ beginnen we met z’n allen aan de bar van het Launch Cafe. En deze locatie is zeker het benoemen waard: een ondernemers community vol met creatievelingen in hartje stad. Beter kun je het naar mijn mening niet treffen. Na de nodige grapjes en ons bondige overleg verplaatsen we ons naar ons prachtige werkeiland. Elke dag glunder ik bij het zien van mijn 2 meter brede bureau where the magic happens.

Vrijheid is blijheid
Als stagiaire word ik gemotiveerd om actief mee te denken aan alle processen van Congressus. En hoe beter ik het product en de diensten leer kennen, hoe leuker dit wordt! Op basis van mijn kwaliteiten en leerdoelen bepalen we waar ik aan mag werken en krijg ik sandwich-feedback van mijn fantastische collega’s. Deze vrijheid vereist een bepaalde gedurfdheid en creativiteit, maar is zo ontzettend motiverend en leerzaam! Eerder schreef ik een blog over het door mij gevreesde koffieslaaf-scenario, maar daarvan is gelukkig absoluut geen sprake.

Team Awesome
Bij Congressus werk je met een klein, hecht, en zeer gemotiveerd team waarin ik als stagiaire volledig word opgenomen voor alle werkzaamheden en activiteiten. Zo gingen we met Team Awesome op workation naar Zuid-Frankrijk en zijn onze vrijmibo’s een waar genot. Daarnaast kan ik bevestigen dat onze lachspieren goed getraind zijn, dus een saaie 9 tot 5 dag is ver te zoeken.

Dus, heb jij ook liefde voor verenigingen, ben je enthousiast, leergierig en creatiever dan je vroegere docent handvaardigheid? Én durf jij het aan om onze programmeurs de Franse bergen op te tillen? Of wil je eerst meer avontuurlijke stage verhalen van me horen? Solliciteer dan voor een van de vacatures en wie weet word jij de nieuwe super-stagiair(e) van Congressus! ­

Congressus beyond borders: wij gingen op workation

Zondagochtend om 05:45uur verzamelen op Schiphol is geen gebruikelijk begin van je werkweek. Maar deze werkweek was alles behalve gebruikelijk, want onze langverwachte workation stond eindelijk voor de deur. Acht dagen ruilden wij ons geliefde Groningse Launch Cafe in voor een prachtige villa in Tourrettes, Provence-Alpes-Côte d’Azur. En natuurlijk niet voor een cursus Frans.

Business meets beach
Business meets bergen in ons geval. Workationing is ondertussen een hip werkwoord geworden, geliefd onder startups. Je verplaatst je complete team – met laptops, telefoons, en wifi – naar een (zonnig) oord om het bedrijf vanaf daar te runnen. Want waarom zou je altijd vanaf je vaste werkplek werken als je hetzelfde werk kunt doen vanuit Zuid-Frankrijk? En vergis je niet: het harde werken gaat gewoon door. Maar de combi met een middagduik, een dosis vitamine D, en een glaasje rosé is très bien.

Nice to be here
Vanuit Amsterdam vlogen we in twee uurtjes naar Nice. Daar stond een dikke vette Jeep voor ons klaar waarmee we meteen een lading croissants oppikten bij de eerste boulangerie. Aangekomen in ons paradijsje Maison Montchou <3 kreeg iedereen een eigen kamer, een biertje en bespraken we de laatste keer onze planning onder het genot van een prac-tique uitzicht. Au travail!

Qu’est ce que vous faisiez?
Dus, wat we hebben gedaan? De dagelijkse werkzaamheden gaan gewoon door: mailen, telefoneren, programmeren. Maar daarnaast stond onze workation in het teken van ons customer onboarding project: nieuwe gebruikers van Congressus nog sneller en eenvoudiger aan de slag laten gaan met onze software!

Als je de hele week samenwoont zijn de lijntjes kort en dat is o-zo belangrijk bij zo’n groot project. Onze dagelijkse ochtend stand-up werd uitgebreid naar een driedelige versie: ochtend, middag en avond. Hierin werd bondig besproken wat er zou gaan gebeuren en hoe. Team communicatie en team supernerds (oké, programmeurs) werkten aan verschillende onderdelen die vervolgens aan elkaar konden worden gekoppeld voor minder moeite, meer vereniging.

What happens in France, stays in France
Behalve je teambuilding, want die blijft je altijd bij. Voor het eerst deel je alles met je collega’s: van het ontbijt tot de opblaas-stroopwafel in het zwembad. Natuurlijk ben je net zo hard (misschien nog wel harder) aan het werk op een andere locatie, maar dingen als monopoly marathon, bonte avond en weekenduitstapjes maken van je team een kleine familie. Wij vertrokken gebruind, voldaan en vol liefde naar het hoge Noorden. Workation for the win!

Au revoir, en hopelijk tot volgend jaar.

              

              

Wat betekent de AVG voor jouw vereniging?

Deze blog is bedoeld om je in te lichten over de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en je bewust te maken van de impact op jouw vereniging.

Je leest het al in de eerste zin van deze blog; bewustwording is belangrijk voor de AVG! Wees je er als vereniging van bewust dat je dagelijks te maken hebt met de persoonsgegevens van je leden. Jouw leden gaan er vanuit dat je met zorg omgaat met hun persoonsgegevens. Het is belangrijk dat iedereen binnen de vereniging die betrokken is bij het verwerken van de persoonsgegevens weet wat de AVG inhoudt.

In deze blog lees je wat de AVG inhoudt, welke impact dat op jouw vereniging heeft en bieden we je een stappenplan om je vereniging en Congressus zo in te richten dat je kan voldoen aan de AVG.

Lees verder “Wat betekent de AVG voor jouw vereniging?”

Overstappen naar Congressus is niet moeilijk!

Hieronder vind je in 7 stappen hoe gemakkelijk het is, na het lezen van deze blog kan jij gelijk aan de slag.

Stap 1: Oriëntatie

Het overstappen naar andere software begint met het in kaart brengen van de mogelijkheden. Waarschijnlijk beland je dan ook op de website van Congressus; op onze website kun je alle ins en outs vinden over de mogelijkheden die Congressus biedt. Méér dan 150 verenigingen gingen je al voor!

Alles wat je nodig hebt gekoppeld in één online systeem, welke vereniging wil dat nou niet?

Stap 2: Een demo aanvragen

Enthousiast geworden of nieuwsgierig naar wat wij jouw vereniging kunnen bieden? Vraag dan hier vrijblijvend een demo aan. Na de online aanvraag nemen wij (telefonisch) contact met je op om je wensen door te nemen, zo kunnen we een demo aan maken die helemaal past bij de behoefte van jouw vereniging.

Stap 3: De demo uitproberen

Nu is het tijd om in de  demo te gaan experimenteren en te kijken naar de oneindige mogelijkheden voor jouw vereniging. In de demo kun je direct de rest van het bestuur uitnodigen om ook een kijkje te nemen. Vervolgens kun je een telefonische demo inplannen met iemand uit ons team. Hij of zij kan je alles vertellen over de mogelijkheden en direct je vragen beantwoorden.

Stap 4: Heb je toestemming nodig van de ALV?

Moet de ALV toestemming geven om Congressus te gebruiken? Dan kun je altijd contact met ons opnemen om eventuele vragen die je verwacht, door een van ons, te laten beantwoorden.

Stap 5: De overeenkomsten tekenen

Indien je er klaar voor bent om met ons aan de slag te gaan, kun je ons om een overeenkomst vragen. Laat ons even weten welk pakket jullie graag willen gebruiken. Je krijgt dan van ons de overeenkomst in je mailbox en deze kun je ondertekend per mail terug sturen. We sturen je overigens pas een factuur als de ledenadministratie is geïmporteerd óf de nieuwe website live is gezet.

Stap 6: Het inrichten van de website

Je kunt al tijdens de demo beginnen met het inrichten van de nieuwe website. De demoversie zetten we letterlijk om naar de “echte” versie. Hierdoor gaat er geen tijd en werk verloren. Zodra je klaar bent met het inrichten van de website, de ledenadministratie geïmporteerd is én de overeenkomsten ondertekend zijn kunnen we ervoor gaan zorgen dat je nieuwe website live gezet wordt.

Stap 7: Het importeren van de ledenadministratie

Het inladen van de huidige gegevens van leden een probleem? Met de online ledenadministratie van Congressus hoef je je hierover geen zorgen te maken. Met een Excelbestand (.csv) is het erg simpel om de gegevens snel en veilig in te laden in je kersverse ledenadministratie. We importeren de ledenadministratie kosteloos voor je in Congressus. Zo zorgen we ervoor dat alles netjes op de juiste plek staat. Een goed begin is immers het halve werk! 

Voor altijd onze snelle support

Nadat je de online ledenadministratie en de website voor de leden hebt aangepast naar de wensen van jouw vereniging, kun je tijdens en na dit proces altijd terecht voor vragen en verbeteringen. Wij staan altijd open voor nieuwe ideëen en verbetering van onze diensten en service.

Feedback en vragen zijn altijd welkom.

 

Tot snel,

Het Congressus team

Updates 2017

Verenigingen staan nooit stil en Congressus natuurlijk ook niet. Er is keihard gewerkt aan toffe updates die Congressus nóg beter maken. Dit willen wij natuurlijk graag met jullie delen!

Hoe we Congressus nóg beter hebben gemaakt

1. Je kunt de online almanak nu ook direct tonen

Deze mogelijkheid werd door veel verenigingen aangevraagd. Je kunt er nu voor kiezen om alle leden direct in de online almanak te tonen zonder dat je specifiek naar een lid moet zoeken. Klik hier voor meer info. 

2. Het instellen van rechten per gebruikersgroep en de ‘super admin’

Het is mogelijk geworden om per gebruikersgroep de rechten van deze groep in te stellen. Zo kun je commissies bijvoorbeeld wel de ledenadministratie laten inzien maar de gegevens niet laten aanpassen. Of juist de introductiecommissie wel leden laten toevoegen maar de informatie vervolgens na het opslaan niet meer laten bewerken.

Daarnaast is het mogelijk om een gebruikersgroep ‘super admin’ maken. Een ‘super admin’ gebruikersgroep heeft het hoogste toegangsniveau voor alle onderdelen binnen Congressus Manager. Een dergelijke gebruikersgroep is bijvoorbeeld handig voor het bestuur. Wil je hier meer over weten? Klik dan hier voor meer info.

3. Extra mogelijkheden rondom de geplande evenementen en de evenementenkalender

We hebben het evenementen gedeelte flink verbeterd! Zo is het nu bijvoorbeeld mogelijk om niet-leden aan te laten melden voor een evenement, verzend Congressus een standaard bevestigings- en afmeldmail, kun je tickets voor het evenement verkopen én per ticket de prijzen en doelgroep instellen. Daarnaast kunnen je leden de evenementen nu middels een linkje snel in hun eigen agenda zetten!

Wil je hier meer over weten? Klik dan hier.

4. Zichtbare gegevens aanpassen per lidstatus

We hebben een update doorgevoerd waardoor je nu in staat bent om per lidstatus aan te geven welke velden wel of niet getoond moeten worden en bewerkbaar of niet bewerkbaar moeten zijn. Je kunt dit per lidstatus, per veld en per locatie op de website aangeven. Dat klinkt lastiger dan het in werkelijkheid is. We hebben een mooi artikel met een aantal voorbeelden geschreven die je hier kunt lezen. 

5. Communicatie (Bèta)

Bij Communicatie (links in het menu onder groepen) kun je in één overzicht zien welke mailings en SMS’jes zijn verzonden naar de verschillende leden! Communicatie is een beta functionaliteit. Deze functionaliteit kun je gewoon al gebruiken, je zult zien dat wij aanpassingen doorvoeren om de functionaliteit te verbeteren. Klik hier voor meer informatie. 

6. Meer mogelijkheden voor de namen van je leden

In Congressus kan je nu meerdere velden gebruiken voor namen. Wat moet je je daarbij voorstellen? Je kunt extra velden beschikbaar maken voor de bijnaam, roepnaam, voornamen, achternaam en tweede achternaam van een lid.

Het is vervolgens ook mogelijk om op alle naam velden te zoeken in Congressus Manager.

Meer weten of direct gebruiken? Hier vind je alle informatie.

7. Lid ID een andere naam geven

Het is nu mogelijk om het Lid ID een andere naam te geven. Sommige verenigingen gebruiken een specifiek nummer (zoals studentnummer of bondsnummer) als Lid ID. Wij kunnen de naam van het veld voor je aanpassen waardoor er bijvoorbeeld studentnummer staat in plaats van Lid ID.

Wil je hiervan gebruik maken? Laat het ons per chat of mail weten.

8. Two-factor authentication

Privacy en beveiliging van jullie data is ontzettend belangrijk! We raden jullie daarom aan om gebruik te maken van Two-factor authentication. Dit is een extra beveiligingslaag bij het inloggen in Congressus Manager. In dit artikel leggen we uit hoe je dit kunt instellen. 

Team uitbreiding

Wat heeft Congressus te maken met de Ikea?  Het Congressus team kwam tot de conclusie dat zij wel wat extra ondersteuning konden gebruiken en kwamen zo in aanraking met Nilserik en Soscha. Deze twee enthousiaste nieuwe aanwinsten zijn sinds kort onderdeel van het team en hebben enorm veel zin om met jullie aan de slag te gaan!

Feedback en vragen zijn altijd welkom.

Tot snel,

Het Congressus team