Super start van je bestuursjaar – tips & tricks

Ready, set, change! Voor verenigingen komt er weer een geweldige en erg belangrijke periode aan: de bestuurswissel. Veel besturen geven rond de zomer het stokje definitief over aan een nieuw bestuur, waarbij direct van alles komt kijken: het schrijven van een beleidsplan, introductieweek, het vormen van commissies, enzovoort. Als geen ander weten wij hoeveel ballen het (aspirant) bestuur hoog moeten houden, dus we helpen jullie graag op weg met een aantal tips & tricks om óók een vliegende start te kunnen maken met je verenigingsadministratie!

1. Algemeen

Kamer van Koophandel
Een inschrijving of wijziging van het bestuur moet worden doorgegeven aan de Kamer van Koophandel. Deze handeling staat los van Congressus, maar wordt regelmatig vergeten of te laat doorgevoerd, waardoor het verenigingsjaar vertraging op kan lopen. En dat terwijl het simpel en snel kan: vul het online formulier in, en de KvK kan de inschrijving of wijziging binnen enkele werkdagen verwerken. Hoe dit precies in z’n werk gaat lees je op deze pagina van de KvK website.

Financiële bevoegdheden
Ook op financieel vlak dienen er veranderingen te worden doorgevoerd om de nieuwe bestuurder(s) deze bevoegdheden toe te kunnen kennen. Voorkom onduidelijkheden of moeilijkheden door je tijdig te laten informeren bij je bank over de vervolgstappen voor jouw vereniging. Als voorbeeld: hier legt de ING duidelijk uit wat haar klanten moeten doen voor een zodanige wijziging.

2. Congressus gebruikers 

Gebruikers verwijderen
Ontneem het oude bestuur en commissieleden (indien alle taken zijn afgerond) toegang tot Congressus Manager. Het klinkt logisch, maar wordt vaak vergeten waardoor oud-gebruikers toegang blijven houden tot vertrouwelijke verenigingsgegevens in de Manager omgeving. 

Gebruikers toevoegen
Huidige gebruikers met volledige toegang in Congressus Manager (Super Admin) kunnen een nieuwe gebruikersgroep aanmaken, waarvoor ze de individuele gebruikers uit de groep een uitnodiging kunnen sturen.

Tip: we raden aan om hiervoor niet een functiespecifiek-mailadres te gebruiken, maar een persoonlijk e-mailadres. Dan hoef je bij de overdracht geen account over te dragen of wachtwoord te wijzigen en weet je precies wie er toegang heeft (gehad) tot welke onderdelen.

Onderscheid in rechten
Nieuwe of ‘oude’ gebruikers kunnen ook toegang krijgen tot een beperkt aantal onderdelen van Congressus. Per gebruikersgroep kun je rechten instellen, waardoor je zorgt dat een oud-bestuur of commissie alleen toegang heeft tot de voor hen bestemde data. 

Tip: wil je later in het jaar dat commissieleden ook toegang hebben tot specifieke onderdelen in de Manager? Geen probleem; geef de activiteitencommissie toegang tot module Evenementen, websitecommissie toegang tot Websitebeheer, en kascommissie toegang tot het onderdeel financiën. 

3. Privacybeleid (AVG)

Congressus heeft het mogelijk gemaakt om een privacybeleid toe te voegen aan je website. In het privacybeleid kun je onder andere laten opnemen met welke doeleinden je de persoonsgegevens verwerkt én hoe je met de persoonsgegevens omgaat. Heeft jouw vereniging nog geen privacybeleid toegevoegd? Dit kun je doen onder Instellingen > Privacy. Laat je informeren door een privacyjurist over de inhoud van jullie privacybeleid!

Tip: hier lees je een eerder blog van ons waarin we uitleggen wat de AVG betekent voor jouw vereniging. 

4. Lidstatussen 

In Congressus staan standaard de lidstatussen Aspirant, Lid, Lid-af en Reünist. Grote kans dat jouw vereniging hier nu ook mee werkt, of lidstatussen heeft toegevoegd, gewijzigd en/of verwijderd. Ga na welke lidstatussen je wilt gaan aanhouden in het aankomende verenigingsjaar. Is de huidige indeling logisch en efficiënt op basis van het (toekomstige) ledenbestand?

Tip: lidstatussen die we ook vaak tegenkomen zijn Donateur, Erelid, Vrijwilliger en Proeflid. 

5. Online lid worden

Met de module Online lid worden zorg je ervoor dat nieuwe leden zich kunnen inschrijven via de website. Door alle gewenste velden op te nemen in het formulier, worden de lidgegevens direct ingeschoten in je ledenadministratie. Als je dit proces van tevoren goed inricht, scheelt je dat achteraf enorm veel werk! Let hierbij op de volgende punten:

Lidstatus
Onder welke status wil je de nieuwe leden in je ledenadministratie? Worden ze direct Lid of wil je ze eerst opnemen als Aspirant om ze na een bestuurscheck definitief op te nemen? Je kunt ook meerdere lidstatussen beschikbaar stellen, bijvoorbeeld Lid en Donateur. 

Velden en instellingen
Welke informatie wil je van je leden ontvangen? Onder Instellingen > Lidstatussen kun je per lidstatus de veldinstellingen inzien en wijzigen. Zet de velden die je niet nodig hebt op verborgen, en maak de velden die je beslist nodig hebt verplicht. Zonder rekeningnummer wordt het namelijk erg lastig om contributie te innen 😉

Tip: wil je extra velden toevoegen aan je ledenadministratie (en je inschrijfformulier)? Studierichting, speelniveau of contactpersoon voor noodsituaties? Laat ons weten welke informatie je van je leden wilt ontvangen, dan voegen wij custom velden voor je toe. We raden aan om een veldtype te kiezen waarop je later kunt filteren, dus geen open veld.

Algemene voorwaarden
Je kunt (lidstatus-specifieke) algemene voorwaarden uploaden, waarmee men akkoord dient te gaan bij het online lid worden. Deze voorwaarden zijn ook beschikbaar voor het lid in zijn/haar profiel op de website.

Let op: er is onderscheid tussen algemene voorwaarden en de voorwaarden voor het gebruikt van online diensten! De voorwaarden voor het gebruik van online diensten dien je mee akkoord te gaan wanneer je je profiel activeert. In Congressus Manager worden generieke voorwaarden toegevoegd, maar deze kun je naar wens aanpassen onder Instellingen > Voorwaarden online diensten.

SEPA machtiging
Om een automatische incasso uit te kunnen voeren bij je leden, heb je van ieder van hen een SEPA machtiging nodig. In Congressus is het mogelijk om middels een vinkje bij inschrijving akkoord te gaan met de SEPA voorwaarden. Officieel gezien is dit niet rechtsgeldig en moeten leden ook een “natte handtekening” zetten. Dit is het risico van de vereniging zelf. 

6. Account activeren

Na inschrijving wil je je leden natuurlijk zo snel mogelijk betrekken bij alles wat je vereniging te bieden heeft. De eerst stap is door ze hun account te laten activeren. Wijs je leden er ook op dat ze dan zelf wijzigingen kunnen aanbrengen in hun gegevens en voorkeuren in hun profiel. Zo zorg je ervoor dat gegevens up-to-date blijven! Voeg een activatielink-tag toe aan de bevestigingsmail van het online lid worden formulier, zodat leden na inschrijving direct door kunnen naar de profielactivatie.

Tip: maak een filter aan voor leden die hun account nog niet geactiveerd hebben. Zo kun je deze leden (opnieuw) benaderen om ze erop te wijzen dat ze hun account kunnen activeren.

Nog meer tips?

Heb je als oud- of nieuw bestuurslid nog meer handige tips die je andere verenigingen mee zou willen geven? Laat het ons weten via de chat! Dan kunnen we elkaar op weg helpen naar nóg minder moeite, meer vereniging!