Hoe bepaal je de contributie van je vereniging?

Contributie vaststellen

Omdat de vereniging afhankelijk is van contributie, is de hoogte van de contributie een belangrijk (en soms heikel) punt. Het bestuur stelt de hoogte van de contributie vast via een voorstel aan de ALV. Afhankelijk van de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging, heeft de ALV het laatste woord in het bepalen van de hoogte van de contributie.

Bij het vaststellen van de hoogte is het goed om na te denken over:

• Waar heeft de vereniging geld voor nodig?
• Met welk bedrag aan contributie-inkomsten kan de vereniging haar taken optimaal uitvoeren?
• Welk contributiebedrag hebben leden over voor de vereniging?

De antwoorden hierop zijn verschillend. Zo zal een beroepsvereniging een heel ander contributiebedrag hebben dan de buurtvereniging.

Bepaal het contributiebedrag

Het contributiebedrag is onder meer sterk afhankelijk van het type vereniging en de doel(stelling) van de vereniging. Het lidmaatschap van een studievereniging is vaak relatief goedkoop zijn (€ 5,- tot € 50,- per jaar). Lidmaatschap van een vereniging met een eigen pand of sportaccommodatie kan een stuk duurder zijn, vanwege zaken als onderhoud en verwarming, zeker bij de huidige energieprijzen.

Zakelijke verenigingen als een vakbond, branche- of beroepsvereniging hanteren over het algemeen een hoger contributiebedrag (€ 100,- tot € 1500,- per jaar). Daar krijg je ook meer voor, want er worden zaken als een verplichte klachtenregeling, beroepsaansprakelijkheidsverzekeringen en lobbywerk van betaald.

Denk na over de contributietermijn

In welke termijnen ga je de contributie innen? Per jaar, per kwartaal, per maand of voor een andere periode? Ook deze keuze is afhankelijk van het type vereniging:

• Abonnementen zoals op een sportschool of het lidmaatschap van een vakbond zijn vaak maandelijks.
• Studie-, studentenvereniging innen hun contributie veelal jaarlijks, of soms eenmalig voor hele studieperiode.
• Branche- en beroepsverenigingen innen hun contributie meestal jaarlijks.

Inschrijfgeld vragen aan nieuwe leden

Naast contributie kan een vereniging inschrijfgeld vragen. Dit is vaak een extra drempel voor het lidmaatschap, bijvoorbeeld wanneer er veel animo is om lid te worden. Inschrijfgeld kan zelfs noodzakelijk zijn als de vereniging veel kosten maakt aan het begin van het lidmaatschap. Het bestuur bepaalt de hoogte van het inschrijfgeld.

Innen van contributie

Ook bij het factureren en innen van de contributie heeft de vereniging veel keuzes. Hieronder zetten we deze keuzes op een rijtje.

Moment van facturen

Afhankelijk van het type vereniging is goed na te denken over het moment waarop je de contributie factureert. Daarbij moet je als vereniging kijken naar zaken als liquiditeit (hoeveel geld heeft je vereniging op de bank) en je verenigingsbeleid voor leden die niet betalen. Ook de liquiditeit van leden is een factor: studenten krijgen bijvoorbeeld rond de 23e van de maand hun studiebeurs uitgekeerd, leden in loondienst krijgen in de tweede helft van de maand hun salaris. Daar kun je als vereniging rekening mee houden.

Factureren tijdens het jaar

Het meest-gebruikte moment van facturen is gedurende het lopende (verenigings)jaar.

Vooraf factureren (en betalen)

Voor sommige verenigingen is het goed de contributie vooraf te factureren, bijvoorbeeld als dat nodig is voor de cashflow of liquiditeit. Je kunt ook als voorwaarde stellen dat je leden betaald moeten hebben voor aanvang van het nieuwe (verenigings)jaar.

Betalen in termijnen

De vereniging kan aanbieden dat leden in termijnen mogen betalen. Bij bijvoorbeeld sportverenigingen met een hogere contributie, kunnen zo ook leden met een kleinere beurs lid worden.

Betaalwijze(n) bepalen

Minstens zo belangrijk is nadenken over de betaalwijze van de contributie. Maak daarbij een afweging tussen het gemak voor leden, werklast voor de administratie en de mogelijkheden van de boekhouding of software die je vereniging gebruikt. Bij voorkeur bied je meerdere opties. Je leden kunnen dan de betaalwijze kiezen die het beste bij hen past.

We hebben de meest-gebruikte betaalwijzen hieronder op een rijtje gezet, inclusief kosten, voor- en nadelen:

Automatische incasso

Automatische incasso is veruit de meest gebruikte betaalwijze voor het betalen van contributie. Je stelt een incassobestand samen met daarin betalingen van leden. Dit bestand verwerkt de bank van de vereniging. Na enkele dagen zal de contributie bij de leden worden afgeschreven.

De kosten voor het gebruik van automatische incasso zijn relatief laag (gemiddeld € 1,- per bestand, € 0,10 per betaalinstructie), terwijl het gemak voor de leden hoog is. Zij hoeven immers zelf niets te doen.

Automatische incasso kent een paar strikte voorwaarden:

• Allereerst heb je als vereniging een incassocontract nodig bij de bank. De bank doet hiervoor onder andere onderzoek op de rekening van de vereniging en bepaalt welke limieten er gesteld worden aan de incassobestanden. Veel banken eisen daarom dat een vereniging minstens één jaar klant is voordat ze een incassocontract kan afsluiten.
• Het lid dient de vereniging een machtiging voor automatische incasso te geven. Dat moet officieel vaak nog op papier, maar gebeurt steeds vaker online via een vinkje of koppeling met de bank.
• Afhankelijk van het type incassocontract, kan een lid tot 18 maanden na incasso een betaling storneren. Dat is de bankenterm voor terug laten storten. Zorg dat je beleid opstelt over hoe je als vereniging met storneringen omgaat. Een stornering zorgt er niet voor dat het lid niet meer hoeft te betalen.

Voor het samenstellen van een incassobestand en het verwerken van de betalingen en eventuele storneringen, heeft je vereniging gespecialiseerde software nodig.

Online betalen via iDeal, creditcard, etc.

Er zijn veel mogelijkheden een factuur online te betalen. Dat geldt ook voor de contributiefacturen van een vereniging. Voor het verwerken van online betalingen heb je een betaaldienstverlener nodig (ook wel payment service provider of PSP genoemd). Deze betaaldienstverlener biedt meestal verschillende online betaalwijzen aan en verzorgt de koppeling met alle betrokken partijen (zoals de banken in Nederland).

De kosten voor iDeal zijn vaak iets hoger dan automatische incasso (€ 0,30 tot € 0,60 per betaling). Voor creditcard zijn de kosten veelal gebaseerd op een percentage van het betaalde bedrag, soms aangevuld met een vast bedrag per betaling.

Groot voordeel van online betalen is dat je de betaling direct kunt koppelen aan de boekhouding of debiteurenadministratie van je vereniging. Zo blijft de administratie automatisch up-to-date en dat bespaart de penningmeester veel werk.

Bankoverschrijving

Een bankoverschrijving doet het lid zelf. Bij het overschrijven moeten leden de juiste IBAN, bedrag en betaalreferentie invullen. Communiceer deze gegevens duidelijk met je leden, zodat er geen fouten insluipen. Alleen zo kan de penningmeester de betaling verwerken in de administratie.

Acceptgiro

De acceptgiro werd vroeger door verenigingen veel gebruikt als betaalwijze. Je hoefde alleen een handtekening te zetten op een vooraf ingevuld overschrijfformulier dat je via de post kreeg. Doordat online betalen (bijv. met iDeal) nu de norm is, stopt acceptgiro per 1 juni 2023 . Gebruikt je vereniging nog acceptgiro’s? Kom dan snel met een alternatief!

Meerwaarde voor je leden

Je hebt als vereniging de contributie gefactureerd en iedereen heeft betaald. Hoe ga je dat geld goed besteden, behalve aan je energierekening? En hoe zorg je ervoor dat je leden blijven betalen? Een gouden wet in verenigingsland is dat je op lange termijn waarde moet blijven toevoegen. Wat hebben je leden aan het lidmaatschap van jouw vereniging? Alleen verenigingen die een goed antwoord hebben op die meerwaarde, hebben bestaansrecht en kunnen blijven groeien.