Software voor je vereniging maakt je werk als bestuurder een stuk gemakkelijker en minder tijdrovend. Maar kies je voor maatwerk software? Of gebruik je bestaande software? Beide opties hebben voor- en nadelen. In dit artikel lees je hoe je de juiste keuze maakt voor je verenigingssoftware.
Veel verenigingen zijn bezig met het digitaliseren van hun administratie en communicatie. De voordelen daarvan zijn duidelijk: efficiënter werken, minder tijd kwijt aan administratie, een makkelijk te onderhouden website en je hebt alles centraal toegankelijk voor meerdere personen. De keus voor de juiste verenigingssoftware moet je goed overwegen, want je maakt deze keuze voor een aantal jaren.
Wat is standaard software?
Standaard software is een softwarepakket of platform dat gespecialiseerd is op een specifiek gebied zoals ledenadministratie of boekhouding. Als je deze software online gebruikt, heet dit Software-as-a-Service (SaaS). Je hebt de software dan niet op je eigen computer staan, maar centraal bij de aanbieder.
Bij de meeste aanbieders van standaardsoftware schaf je de software zelf niet aan. Je betaalt voor het gebruik, bijvoorbeeld met een maandelijks abonnement. Hierin zitten ook alle kosten voor onder meer ondersteuning, beveiliging en back-ups.
Voordelen van standaard software
- Het is al gemaakt en bewezen
Je hoeft niet zelf het wiel uit te vinden. De software werkt goed, andere gebruikers werken er ook mee. - Gebruiksgemak
Veel functionaliteit voor een goede prijs. Omdat de leverancier van standaard software veel feedback krijgt van gebruikers, kan die de software snel aanpassen en optimaliseren. Zo doen wij dat ook. - Lage opstartkosten
Geen of lage opstartkosten. Je betaalt per maand. - Betalen naar gebruik
Veel leveranciers van SaaS-software bieden verschillende pakketten. Je hebt een keus in de beschikbare functionaliteit. Zo betaal je alleen voor de functionaliteit die jij nodig hebt.
Nadelen van standaard software
- Beperkte aanpasbaarheid
Het is een standaard pakket dus je moet je bedrijfsvoering aanpassen aan de software. Dit kan betekenen dat de processen binnen je vereniging volledig op de schop moeten. Bijkomend voordeel is wel dat je ze direct kunt optimaliseren! - Toepasbaarheid
Veel standaard pakketten hebben een specifieke taak of bedienen een beperkte afdeling. In de praktijk heb je soms meerdere pakketten nodig om je vereniging te runnen. Meer diversiteit brengt complexiteit met zich mee. Bij te veel pakketten kan je software onhandig en duur worden. - Afhankelijkheid
Je bent afhankelijk van een leverancier. Dat zorgt mogelijk voor een vendor lock-in. Dit is vooral vervelend als de leverancier failliet gaat. Ook overstappen naar een andere leverancier kan lastig zijn.
Wat is maatwerk software?
Maatwerksoftware wordt specifiek voor jouw vereniging ontwikkeld. Deze software wordt dus heel specifiek voor jouw wensen geschreven. Je betaalt vaak vooraf en wordt in de meeste gevallen eigenaar van de software. Dit is ook vaak een online pakket of is een toepassing die je op je computer kunt installeren.
Voordelen van maatwerk software
- Past bij jouw vereniging
Maatwerksoftware kun je zeer specifiek laten aansluiten op de situatie binnen je vereniging. Zo sluit de software optimaal aan bij je workflow en processen. - Eigenaarschap
Bij maatwerk wordt de vereniging vaak eigenaar van de software. Sommige verenigingen hechten daar grote waarde aan.
Nadelen van maatwerk software
- Hoge opstartkosten
De software wordt speciaal voor jou gemaakt. De ontwikkelkosten zijn daarom alleen voor jou. Die kosten worden niet gedragen door talloze gebruikers op een SaaS platform. Verder zijn mogelijk de implementatie en/of trainingskosten ook voor rekening van de afnemer. - Hogere onderhoudskosten
Je betaalt (soms hoge) kosten voor voor onder meer updates, bug fixes en back-up’s. - Beheershaarbeid
Dit is zowel een voor als nadeel. Je hebt alles in eigen hand, maar het zelf regelen van je hardware, security, privacy brengt hogere kosten met zich mee, evenals een hoger risico.
Standaard of maatwerk software?
Het is duidelijk dat zowel standaard als maatwerk software voor je vereniging voor – en nadelen hebben. Je keuze zal vooral afhangen van hoe specifiek de processen en wensen van je vereniging zijn.
In het algemeen zijn zaken als ledenadministratie, debiteurenbeheer en een verenigingswebsite goed op te lossen met standaard software, zeker als die software voldoende flexibiliteit en configuratie-mogelijkheden biedt.
Heb je als vereniging kritische processen die je niet met standaard software kunt invullen? Dan is maatwerk de beste keuze.
Waar je ook op moet letten
Naast de keuze tussen een standaard oplossing of maatwerk, moet je letten op deze aanvullende zaken:
- Support en ondersteuning
Denk na over welke ondersteuning en service je van je leverancier verwacht. Bij standaardsoftware is het niveau van ondersteuning uiteraard afhankelijk van de leverancier. Vaak is er (een beperkte hoeveelheid) support beschikbaar binnen het abonnement. Bij maatwerksoftware maak je vaak aanvullende afspraken over ondersteuning in een Service Level Agreement (SLA). Hiervoor betaal je in de regel wel extra. - Doorontwikkeling van de software
Zowel je vereniging als IT staat niet stil. Het is dan ook goed om te bedenken wat je verwacht qua verdere ontwikkeling van de software die je gebruikt. In IT is stilstand achteruitgang. Alleen al het actief bijhouden van mogelijke beveiligingsproblemen kan een dagtaak zijn. Achterhaal voor je een keuze maakt hoe een leverancier de software door ontwikkelt en omgaat met updates. - Koppelingen en integraties – Is het mogelijk om je administratie te koppelen of integreren met andere software (online betalen, boekhouding, point-of-sale systemen, et cetera)? Veel SaaS-oplossingen hebben een API beschikbaar; daarmee kun je data uitwisselen met andere software.
