Zelf een vereniging oprichten? Dat doe je in 10 stappen

Wil je zelf een vereniging oprichten? Dit stappenplan ‘Hoe richt je een vereniging op’ helpt je daarbij. Zo weet je precies waar je allemaal aan moet denken bij het oprichten van een vereniging.

Branchevereniging, sportvereniging of studievereniging? De inhoud kan nog zo verschillend zijn: voor het oprichten van een vereniging gelden veel dezelfde basisbeginselen. Met dittienstappenplan ben je goed voorbereid.

Stap 1 - Je verenigingsplan

Als je een vereniging gaat oprichten, maak je eerst een duidelijk verenigingsplan. Wat zijn de doelen van je vereniging? Deze doelen leg je later vast in de statuten (zie stap 4). Deze doelen kies je zorgvuldig, want je zit er later als vereniging aan vast. Je vereniging mag namelijk officieel geen activiteiten ontplooien die niet onder de verenigingsdoelstelling vallen.

Zoveel mogelijk winst maken hoort trouwens niet bij een vereniging. Dan kun je beter een bedrijf of coöperatie beginnen. Je mag best iets verdienen, maar alle inkomsten horen ten goede te komen aan de vereniging.

Wie wil je als lid van de vereniging? Kan iedereen lid worden? Bij een sportvereniging wil je misschien zoveel mogelijk leden, maar voor een branche- of vakvereniging wil je de toegang juist beperken tot vakgenoten. Ook dit omschrijf je in je doelstellingen.

Stap 2 - De naam van de vereniging

Kies een naam voor je vereniging. Klinkt logisch, maar komt best wat bij kijken. Zo mag de naam niet lijken op de naam van een al bestaande vereniging of van een bedrijf.

En de naam moet natuurlijk vrij zijn om een leuke domeinnaam bij te kiezen voor de website van je vereniging. De naam checken doe je via het handelsregister. En bij SIDN kun je zien welke domeinnamen beschikbaar zijn.

Stap 3 - Het bestuur van de vereniging

Stel vast hoe het beoogde bestuur van je vereniging eruit komt te zien. Een logische en indeling van het bestuur is voorzitter-secretaris-penningmeester. Een bestuur bestaat uit minimaal twee leden. Je kunt het bestuur uitbreiden met algemene leden of een bestuurslid communicatie, bestuurslid sponsoring of bestuurslid technische zaken.

Het bestuur wordt gekozen uit de leden van de vereniging en bepaalt het (dagelijks) beleid van de vereniging, vaak ondersteund door commissies. Maak je bestuur niet te groot en kies een oneven aantal bestuursleden. Dan kom je er altijd uit als je gaat stemmen.

Stap 4 - De formele zaken bij oprichting

A De statuten van je vereniging

Stel de statuten van je vereniging op. Dit is verplicht, want de vereniging is een zogeheten juridisch rechtspersoon. In de statuten omschrijf je duidelijk welke doelstelling jullie vereniging heeft en met welke activiteiten je vereniging zich bezighoudt.

Als vereniging mag je niet handelen buiten je officiële doelstelling. Doe je dat toch? Dan maak je je schuldig aan onbehoorlijk bestuur en kun je daarvoor zelfs aansprakelijk gesteld worden.

Je kunt als studievereniging bijvoorbeeld niet met elkaar gaan beleggen in effecten onder de vlag van de vereniging. En staat in de statuten van je sportclub dat je een zaterdagvereniging bent? Dan kun je dus niet op zondag gaan sporten, zonder aanpassing van de statuten. Statuten opstellen en/of wijzigingen doe je bij de notaris.

B Vereniging inschrijven bij de notaris en KvK

Als je een vereniging opricht, moet je dat doen bij de notaris met een officiële oprichtingsakte. En de vereniging moet je ook inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Hiermee is je vereniging een officieel rechtspersoon en ook als zodanig verantwoordelijk en aansprakelijk.

Je kunt wel een vereniging oprichten zonder notaris en KvK, maar dan is de vereniging geen rechtspersoon en zijn bestuurders zoals jij persoonlijk verantwoordelijken aansprakelijk. Je kunt dan ook geen zakelijke bankrekening aanvragen.

C - Zakelijke bankrekening aanvragen

Meld je bij een bank voor een zakelijke bankrekening voor je vereniging. Die heb je nodig om betalingen te doen en om contributie op te ontvangen. En je moet natuurlijk een paar bankpasjes hebben, want je bestuurslid inkoop moet de boodschappen kunnen afrekenen.

Maak een rondje vergelijkend warenonderzoek bij het kiezen van een bank, want sommige banken komen jou als vereniging tegemoet door lagere tarieven te rekenen of een deel van de kosten niet in rekening te brengen.

Bekijk hier een overzicht van zakelijke bankrekeningen voor verenigingen

D - Meld je vereniging bij de Belastingdienst

Iedere vereniging krijgt te maken met de belastingdienst. Geen ontkomen aan. Is er personeel in dienst van de vereniging? Dan moet je aangifte loonheffing doen. Bij vrijwilligers kun je daar een vrijstelling voor krijgen. Krijgt je vereniging bijvoorbeeld een erfenis? Dan betaal je erfbelasting.

De grote vraag is of je vereniging btw moet betalen. Dit moet je navragen bij de belastingdienst. Veel verenigingen zijn vrijgesteld van de btw en hoeven die niet te betalen (maar mogen die ook niet aftrekken), maar dit hangt af van veel factoren.

Heb je een kantine? Dan hoef je in sommige gevallen geen btw te betalen, maar wel als je meer dan 68 duizend euro omzet, en bij sportverenigingen ligt dat net weer even anders. Overleg dit dus vooraf met de belastingdienst. Vrijstelling van btw scheelt je wel een hoop administratief gedoe.

Stap 5 - De administratie inrichten

Een vereniging bestaat uit leden en dan krijg je automatisch te maken met een ledenadministratie. Wie zijn lid en wat zijn hun gegevens? Dat hoort een vereniging allemaal vast te leggen in de ledenadministratie.

Leden betalen contributie, de een betaalt in één keer en de ander in termijnen. En je vereniging moet rekeningen betalen dus krijg je er ook een financiële administratie bij. Een vereniging moet op de algemene ledenvergadering zich ook verantwoorden voor het financiële beleid. Daar heb je een goede administratie voor nodig.

Bij veel kleinere verenigingen houdt de secretaris zich bezig met de ledenadministratie en doet de penningmeester alle financiën. Maar als je wat groter bent, komt er al snel een kantinecommissie bij, een sponsorcommissie of een toernooicommissie. Dan is de verdeling van de taken al wat lastiger en zwerven overal bonnetjes en Excelsheets rond.

Voor veel bestuursleden is de administratieve last onnodig hoog, blijkt uit onderzoek van Congressus. Richt je administratie daarom zo efficiënt mogelijk in. Goede alles-in-een-software kan je vereniging helpen zowel de financiële als ledenadministratie op orde te brengen.

Kies je administratiepakket bij voorkeur van een betrouwbare leverancier in de cloud zodat je er altijd en overal bij kunt. Zoek je nog goede verenigingssoftware? Dan hebben wij een tip voor je: probeer de demoversie van Congressus!

Stap 6 Communicatie en marketing

Communicatie met leden is een voorwaarde voor goede betrokkenheid met de vereniging. Bij een slapende vereniging zijn de leden ook niet actief. Dus als je zelf een vereniging opricht, kies je voor een knappe website en knal je direct je social media de wereld in, verzorgd tot in de puntjes.

Omni-channel

Communicatie is nooit eenrichtingsverkeer. Wachten tot je leden de website ‘ns bezoeken is nou niet bepaald een uitgekiende strategie. Zet daarom in op meer kanalen en maak je communicatie interactief op meerdere kanalen. In het hippe communicatiejargon noemen ze dat ook wel ‘ van zombie-channel naar omni-channel’

Website

Je website wordt het interactieve platform van je vereniging met onder meer een forum waar leden elkaar digitaal ontmoeten. Reizen je leden vaak naar bijeenkomsten zoals congressen? Richt dan een carpoolforum voor ze in. Of maak verschillende fora voor vak- of studiegroepen. Dit kan ook binnen een afgeschermd deel van je website dat alleen voor leden toegankelijk is.

Nieuwsbrieven

E-mail nieuwsbrieven zijn heel geschikt om je leden op de hoogte te brengen van wat er speelt. En natuurlijk meet je de effectiviteit van je mails met goede software. Wie opent de mails en welk bericht klikken je leden het meeste aan? Zo kun je de communicatie bijsturen voor het beste resultaat.

SMS

Het versturen van een sms lijkt misschien achterhaald met alle whatsapp-groepen, maar je hebt wel direct de aandacht. De attentiewaarde van een zeldzame sms is tegenwoordig veel hoger dan één van de honderd appjes die iemand dagelijks krijgt. Daarom zit in bijvoorbeeld de software van Congressus standaard een sms-service.

Stap 7 - Leden werven voor je vereniging

Als je alle voorgaande stappen hebt doorlopen is je vereniging goed voorbereid en kan ze bijna van start. Eerst nog even leden werven. Misschien is dit een goede gelegenheid voor de eerste activiteit van je vereniging? Stel een werkgroep ledenwerving in en start een ledenwerfactie.

Je weet inmiddels welke leden je wilt, want dat heeft de vereniging al in stap 1 bij de doelstellingen bepaald. Zoek de potentiële leden op en doe hun een goed aanbod. Bied een proeflidmaatschap, een tijdelijk lidmaatschap of overtuig mensen zodanig dat ze direct lid worden.

Realiseer je goed dat de meeste leden via andere leden lid worden. Dat is dan weer een mooie opstap voor een wedstrijdje ‘wie brengt de meeste leden aan’. Of een leuke beloning voor leden die ten minste twee (of drie of …) andere leden aanbrengen.

Alle aanmeldingen verwerk je eenvoudig in de ledenadministratie zoals je die kent uit stap 5.

Iemand die zich aanmeldt al lid van je vereniging verwacht welk snelle actie. Een aanmeldingsbevestiging, een uitleg over hoe en wat of alvast een inlogcode voor het afgeschermde deel van de website waarop het lid informatie kan uitwisselen. Gelukkig heb je al communicatiesoftware zodat je direct met je nieuwe leden in dialoog bent.

Stap 8 - De eerste algemene ledenvergadering

Zodra je een aantal leden hebt, schrijf je de eerste algemene ledenvergadering uit. Tijdens deze ledenvergadering stel je het bestuur officieel aan met instemming van de leden. Ook leg je de begroting voor het komend jaar vast en bepaal je het huishoudelijk reglement. In dat reglement staan allerlei aanvullingen op de statuten, maar het reglement hoef je niet bij de notaris vast te leggen. Zo leg je bijvoorbeeld vast wanneer er vergaderingen zijn en welke commissies zich waar mee bezighouden.

De leden stemmen tijdens deze eerste algemene ledenvergadering in (als het goed is) met alles wat de vereniging van plan is. Zo’n algemene ledenvergadering houd de vereniging ieder jaar. Het bestuur en de commissies van de vereniging brengen dan verslag uit over wat er in het afgelopen jaar gebeurd is

Stap 9 - Contributie innen van je leden

De contributie van je leden geven je een werkkapitaal om je vereniging actief te houden. Je betaalt er de activiteiten en rekening van. En vaak is er sprake van een vrijwilligersvergoeding.

De contributie is de grootste bron van inkomsten dus zorg ervoor dat je deze inkomsten ook tijdig int. Dat kan op meerdere manieren: leden kunnen hun contributie zelf overmaken met een factuur, je kunt gebruik maken van iDeal of van een automatische incasso. Bij de meeste banken kun je automatische incasso pas gebruiken als je vereniging minimaal een jaar bestaat. Tot die tijd is betalen met een digitaal betaalverzoek via iDeal is het makkelijkst.

Veel verenigingen hebben naast de contributie andere inkomsten waaronder baten uit sponsoring, donateurs, subsidie en inkomsten uit koekacties of de verkoop van wc papier, al dan niet bedrukt met het logo van de vereniging. Ook de verkoop van kleding of boeken via een webshop levert verenigingen geld op. Ook hiervoor heb je een betalingssysteem met iDeal nodig.

Stap 10 - Je vereniging actief houden

Gefeliciteerd, je vereniging is opgericht. Statuten, bestuur, administratie, communicatie: alles is geregeld. Het meeste werk zit erop. Of begint het echte werk nu pas?  Houd je vereniging actief en toon voortdurend de meerwaarde van je vereniging aan voor je leden. Alleen zo behoud je leden voor de vereniging.

Organiseer diverse activiteiten, regel leuke en inhoudelijke evenementen met uiteraard inachtneming van de corona-maatregelen. Blijf je leden informeren via verschillende kanalen: website, e-mail, sms, social media. Over nieuwtjes binnen de vereniging, maar ook over je vakgebied. Zorg er voor dat je vakinhoudelijk up-to-date bent.

Breid je webshop uit met relevante producten of diensten. Voor een sportvereniging kan dat kleding zijn, maar je kunt ook webinars aanbieden, online cursussen voor bijscholing of boeken met korting voor leden.