Bewaarplicht voor de ledenadministratie van je vereniging. We hebben alles waar je aan moet denken op een rij gezet. Wettelijke verplichtingen, specifieke documenten en veelgemaakte fouten.
Voor de meeste financiële administratie van een vereniging, zoals het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopfacturen en bankafschriften, geldt een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar. Dit is de standaardtermijn die de Belastingdienst hanteert.
Gegevens met betrekking tot onroerende zaken, zoals het verenigingspand, moet je zelfs 10 jaar bewaren. Voor persoonsgegevens in de ledenadministratie gelden echter andere regels vanuit de AVG: deze mag je vaak niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk, wat meestal neerkomt op maximaal 2 jaar na het beëindigen van het lidmaatschap, tenzij er nog financiële verplichtingen zijn.
Je bent bestuurder geworden om de vereniging te laten bloeien, niet om urenlang in stoffige archiefkasten te duiken of digitale mappen door te spitten. Toch is een goed administratief beheer de kiel van je schip: zonder stabiliteit kun je geen koers houden. Een veelgestelde vraag die wij vaak horen van penningmeesters en secretarissen is: "Hoe lang moet onze vereniging de administratie eigenlijk bewaren?"
Het antwoord is cruciaal. Bewaar je stukken te kort, dan kun je in de problemen komen met de fiscus. Bewaar je ze te lang, dan overtreed je mogelijk de privacywetgeving. In dit artikel loodsen we je door de regels heen, zodat jij precies weet wat je overboord mag gooien en wat je veilig in het ruim moet opslaan.
Overzicht wettelijke bewaarplichten
Er is niet één simpele regel voor alles. Verschillende instanties kijken met een andere bril naar jouw vereniging. Hieronder zetten we de belangrijkste kaders op een rij.
Belastingdienst
De fiscus is meestal de strengste partij als het gaat om bewaren. De basisregel voor Belastingdienst bewaren facturen bankafschriften kleine vereniging zonder winstoogmerk is helder: 7 jaar. Dit geldt voor alle basisgegevens van je administratie. Ook als je een kleine vereniging bent en geen winstoogmerk hebt, ontkom je hier niet aan als je belastingplichtig bent voor bijvoorbeeld de omzetbelasting of vennootschapsbelasting. De termijn van 7 jaar begint te lopen na afloop van het boekjaar waarin de gegevens zijn vastgelegd.
Wet ter voorkoming van witwassen en financiering terrorisme (Wwft)
Hoewel dit voor veel kleine verenigingen minder speelt, kan het zijn dat je hiermee te maken krijgt als je grote financiële transacties doet. Identiteitsgegevens van relaties waarmee je zakendoet, moet je volgens deze wet 5 jaar bewaren na het beëindigen van de zakelijke relatie.
Arbeidsrechtelijke documenten
Heeft jouw vereniging personeel in dienst, bijvoorbeeld een beheerder voor de kantine of een trainer? Dan krijg je te maken met loonadministratie. Voor loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen geldt een bewaartermijn van 5 jaar na het einde van het dienstverband. Andere onderdelen van de salarisadministratie vallen weer onder de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.
Overige relevante wetten
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) werkt precies andersom: hier geldt geen bewaarplicht, maar een vernietigingsplicht. Persoonsgegevens mag je niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor je ze hebt verzameld. Voor sollicitatiebrieven van afgewezen kandidaten is dit bijvoorbeeld maximaal 4 weken (of 1 jaar met toestemming).
Specifieke documenten en termijnen
Laten we de theorie vertalen naar de praktijk. Wat betekent dit concreet voor de stapels papier op je bureau of de PDF-bestanden in de rommel-map? Hieronder zoomen we in op de belastingsdienst, de vereniging, het bewaren van de ledenlijst, de notulen en andere specifieke documenten.
Ledenadministratie
Dit is vaak een grijs gebied waar bestuurders twijfelen. Hoe lang bewaren vereniging ledenadministratie notulen wettelijke termijnen elkaar kruisen, hangt af van de inhoud.
* Financiële data van leden: Hebben leden contributie betaald? Dan zijn deze gegevens onderdeel van je debiteurenadministratie. Hiervoor geldt de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.
* NAW-gegevens na opzegging: Is een lid vertrokken en is alles financieel afgehandeld? Dan moet je de gegevens in principe verwijderen (vaak binnen 2 jaar), tenzij je oud-leden wilt benaderen voor een reünie. Hiervoor heb je wel expliciete toestemming nodig.
Jaarstukken en notulen
De jaarrekening, de balans en de winst-en-verliesrekening vallen onder de 7-jaars eis. Echter, vanuit historisch besef is het verstandig om jaarverslagen en notulen van de Algemene Ledenvergadering (ALV) eeuwig te bewaren. Dit is het geheugen van je vereniging. Wettelijk is het niet verplicht, maar voor de continuïteit en geschiedschrijving is het goud waard.
Facturen en bankafschriften
Zoals gezegd: 7 jaar. Dit geldt voor inkoopfacturen, verkoopfacturen, kassabonnen en bankafschriften. Zorg dat deze aansluiten op je grootboek.
Contracten en overeenkomsten
Huurcontracten van het clubhuis, sponsorcontracten of samenwerkingsovereenkomsten moet je bewaren zolang ze lopen. Na afloop van het contract geldt ook hier weer de fiscale bewaarplicht van 7 jaar, omdat deze documenten de basis vormen van je financiële transacties.
Vergaderstukken en notulen
Bestuursnotulen zijn cruciaal voor de interne transparantie. Hoewel de fiscus hier minder in geïnteresseerd is (tenzij ze financiële besluiten bevatten), adviseren wij een bewaartermijn van 10 jaar. Zo kun je bij geschillen of onduidelijkheden altijd terugvallen op eerdere besluitvorming.
Praktische tips voor archivering
Nu je weet wat je moet bewaren, is de vraag: hoe doe je dat efficiënt? Niemand wordt blij van een overvol archiefhok.
Digitaal versus fysiek archiveren
De Belastingdienst accepteert digitale administratie, mits de gegevens integer en authentiek zijn. Dit betekent dat je bij controle de originele bestanden moet kunnen tonen. Het voordeel van digitaal werken via de cloud is enorm: het bespaart ruimte, je kunt sneller zoeken en het is veiliger tegen brand of waterschade.
Scan- en back-upprocedures
Als je fysieke bonnen digitaliseert, zorg dan voor een goede scan (liefst met OCR, zodat de tekst doorzoekbaar is). Gooi het origineel pas weg als je zeker weet dat de digitale kopie perfect leesbaar is en veilig is opgeslagen. Maak gebruik van automatische back-ups. Een gecrashte harde schijf mag nooit het einde van je verenigingshistorie betekenen.
Checklist bewaartermijnen
Om het overzichtelijk te houden, kun je deze vuistregels hanteren:
- 10 jaar: Gegevens over onroerend goed.
- 7 jaar: Alle financiële basisgegevens (facturen, bank, grootboek, loonadministratie).
- 5 jaar: ID-bewijzen (Wwft/Loonbelasting) na uitdiensttreding/relatie.
- 2 jaar: Ledenadministratie na uitschrijving (behalve financiële data).
- Permanent: Oprichtingsakten, statuten, notulen ALV (advies).
Veelgemaakte fouten en hoe ze te voorkomen
Zelfs de beste kapitein maakt wel eens een stuurfout. Hier zijn de valkuilen waar wij verenigingen vaak in zien stappen:
1. Te vroeg vernietigen: In de opruimwoede worden oude mappen weggegooid die nog net binnen de 7 jaar vallen. Dit kan leiden tot boetes of omkering van de bewijslast bij controle.
2. Verkeerde datums: De bewaartermijn start niet op de factuurdatum, maar na afloop van het boekjaar. Een factuur van januari 2023 mag je dus pas na 2030 (7 jaar na eind 2023) vernietigen.
3. Versnipperde opslag: De penningmeester heeft de facturen, de secretaris de ledenlijst en de voorzitter de contracten. Als iemand stopt, raakt de helft zoek. Centralisatie is de sleutel.
De oplossing voor deze fouten is simpel: zorg voor één centraal systeem waarin je alles vastlegt.
Congressus oplossingen
Bij Congressus snappen we dat je liever met je leden bezig bent dan met wetgeving. Daarom hebben we ons platform zo ingericht dat het je volledig ontzorgt. Onze software koppelt je ledenadministratie software direct aan je debiteurenbeheer.
* Centrale opslag: Al je documenten veilig in de cloud. Geen gedoe meer met losse USB-sticks of ordners bij bestuursleden thuis.
* Digitale archivering: Facturen worden direct digitaal verwerkt en gekoppeld aan boekingen. Zo voldoe je moeiteloos aan de eisen voor [digitale archivering](https://www.congressus.nl).
* Slimme integraties: Dankzij bankkoppelingen en mail-integraties staat alles direct op de juiste plek.
Jullie verenigingssoftware heeft een hele fijne manier van filteren. Bij sommige andere programma’s wordt mijn selectie vergeten als ik even tussen een tabblad switch. Congressus Manager onthoudt mijn selectie. Het zijn kleine dingen, maar dat vind ik heel erg fijn.”
– Sander Bolhuis, extern coördinator en penningmeester bij studievereniging KIC.
Conclusie en aan de slag
Het correct naleven van de bewaarplicht is essentieel voor een gezonde vereniging. Onthoud de gouden regel van 7 jaar voor alles wat met geld te maken heeft, en wees strikt op privacy bij ledengegevens. Door je administratie te digitaliseren en te centraliseren, voorkom je kopzorgen en houd je meer tijd over voor wat echt telt: de vereniging.
Wil je weten hoe je jouw administratie future-proof maakt? Vraag vrijblijvend een demo aan bij Congressus. Wij helpen je graag om het schip op koers te houden.
