Bij Congressus zetten we graag wat extra stappen om ervoor te zorgen dat nieuwe gebruikers van onze verenigingssoftware in een warm bad terecht komen. Zo gingen we voor de onboarding van de NVVC zelfs de grens over.
De Nederlandse Vlaamse Vereniging Calpe (NVVC), in Spanje, beter bekend als 'El Club', bedient een bruisende gemeenschap ( met meer dan 850 leden ) die het hele jaar door activiteiten organiseert voor haar leden. Van Spaanse lessen tot petanque, van mosseldag tot live muziek.
“We wilden verjongen”, vertelt secretaris van de NVVC Jeannine Laporte. “We zien onszelf als een nieuw en fris bestuur. We wilden vernieuwen. De club bestaat al ruim 40 jaar en alle systemen waar we mee werkten waren verouderd. Het moet makkelijker kunnen”
Een van de dingen die de doorslag gaf om voor Congressus te kiezen was het vermijden van grote kosten voor de ontwikkeling van een nieuwe website.
"Onze NVVC website was flink verouderd en het (laten) maken van een nieuwe website kost al snel vele duizenden euro’s. Die grote uitgave hebben we nu kunnen vermijden. Zeker voor een grote vereniging als de onze, scheelt dat flink”
De uitdaging
Met een groeiend ledenaantal en een uitgebreid activiteitenprogramma werd het steeds lastiger voor de vereniging in Calpe om alles met hun oude systemen te beheren. De vereniging was toe aan een professionele oplossing die alle kanten van het verenigingsbeheer kan stroomlijnen.
“Stuur maar iemand, we gaan met jullie in zee”
Jeannine Laporte - secretaris van de NVVC
Het onboardingsproces
Na een grondige zoektocht kwam Congressus op het pad van de NVVC. “We zagen de mogelijkheden van de software.Wat we verwachtten kon ook in de software.” De uitgebreide onboarding die Congressus biedt gaf uiteindelijk de doorslag.
“Stuur maar iemand, we gaan met jullie in zee” - Wat eigenlijk bedoeld was als grap, veranderde in een grenzeloze onboarding. Een paar weken later landt onze specialist onboarding Folmer op Spaanse grond.
Die week heeft Folmer gedurende een aantal sessies de NVVC geholpen hun nieuwe verenigingssoftware in te richten. Door hun ledenbestand te importeren, de nieuwe website mee op te zetten en tips en tricks te geven over verenigingsbeheer.
Onboarding van Congressus
- Persoonlijke begeleiding door een dedicated onboarding-specialist
- Uitgebreide ondersteuning bij het importeren van het ledenbestand
- Professionele hulp bij het opzetten van de nieuwe website
- Expert-advies over best practices voor verenigingsbeheer
Maak je met je vereniging de keuze om gebruik te maken van onze software, dan helpen we je graag een stuk op weg. Onze specialist onboarding zorgt ervoor dat je als nieuwe klant —verenigingen, clubs, netwerken, stichtingen en communities— in een interessant bad terecht komt wanneer je start met Congressus. Lees meer over onze onboarding.
De resultaten
Dankzij de grondige onboarding kon NVVC snel aan de slag met Congressus. De vereniging profiteert nu van:
- Gestroomlijnde ledenadministratie
- Eenvoudige activiteitenplanning
- Verbeterde communicatie met leden
Door de combinatie van gebruiksvriendelijke software en professionele ondersteuning heeft NVVC de stap kunnen zetten naar modern verenigingsbeheer en een nieuwe website, zonder dat dit ten koste ging van het persoonlijke karakter van de club.
Als Jeannine onze software aan iemand zou moeten uitleggen zou ze direct haar laptop erbij pakken. “Ik zou laten zien wat er allemaal in de software zit en kan. Het debiteurenbeheer, de leden, onze vernieuwde website. Zoiets moet je zien.”
Daarnaast vindt ze de software erg uitgebreid: “Ik denk dat ik nog maar 30% van de software benut. Dan klik ik ergens op en komt er een wereld van mogelijkheden tevoorschijn. Oh kan ik dat ook nog doen, fantastisch.” Maar de voordelen ervaart ze al: “Vorig jaar moest ik nog tussen alle bankafschriften zoeken of een lid betaald had of niet. Dat is nu gelukkig verleden tijd.” Met Congressus ziet Jeannine in een oogopslag welke betalingen binnen zijn gekomen in het financieel overzicht van Congressus.
Meer tips voor het verenigingsleven:
Bij Congressus geven we graag tips hoe je met een goed gevoel aan de slag gaat voor je vereniging. Onze eerste tip is daarvoor vanzelfsprekend:
“Probeer onze verenigingssoftware eens.”
Zo hebben we nog veel meer kennis in huis die we graag met jullie delen. Hieronder vind je een lijst met artikelen samengesteld waar je als bestuur van een vereniging iets aan hebt:
Lees ook
- Wat is verenigingssoftware?
- Studievereniging KIC vindt ledenadministratie niet meer intimiderend
- Ledenadministratie, de veelgemaakte fouten en oplossingen
- Boekhoudsoftware koppelen met je ledenadministratie
- Website voor je vereniging laten maken
- Zo overtuig je de ALV van Congressus
- Hoe bepaal je de contributie van je vereniging?
- Hoe komen nieuwe leden bij je vereniging?
