Een nieuwe ledenadministratie kiezen? Met drie offertes en vijf open tabbladen is het lastig om te bepalen wat écht belangrijk is. Vergelijk pakketten aan de hand van elf criteria, zoals gebruiksgemak, prijs, privacy en koppelingen. Per criterium vind je een vraag voor de leverancier, gevolgd door een stappenplan om tot een keuze te komen.
Waarom een lijst met functies geen keuze oplevert
De meeste vergelijkingen zijn een vinkjeslijst. Pakket A heeft twintig functies, pakket B negentien, dus A wint. Zo werkt het niet, om twee redenen.
Ten eerste tellen niet alle criteria even zwaar. Voor een vereniging met veel bestuurswisselingen weegt gebruiksgemak zwaarder dan een uitgebreide rapportagemodule die niemand opent. Ten tweede zegt de aanwezigheid van een functie niets over hoe goed die werkt.
Gelukkig is daar iets aan te doen. Bepaal vooraf welke drie criteria voor jullie doorslaggevend zijn, en gebruik de rest om af te vallen in plaats van om punten te scoren.
Criterium 1: gebruiksgemak, getest door de juiste persoon
Kan een niet-technisch bestuurslid ermee werken? Dat is de eerste vraag, zeker bij een vereniging die elk jaar een nieuw bestuur installeert.
Hier gaat het vaak mis in de test zelf. Het bestuur dat de keuze maakt, is zelden het bestuur dat het systeem dagelijks gebruikt. Een demo die de penningmeester logisch vindt, kan onwerkbaar zijn voor de vrijwilliger die twee keer per maand inschrijvingen verwerkt.
Laat de proefperiode daarom uitvoeren door die vrijwilliger, niet door wie het aanschaft. Geef hem een echte taak, bijvoorbeeld vijf nieuwe leden invoeren en een opzegging verwerken, en kijk waar hij vastloopt.
Vraag aan de leverancier: mag een van onze vrijwilligers zelf een week meedraaien in een proefomgeving?
Criterium 2: alles in één of losse tools
Sommige pakketten combineren de ledenadministratie met facturatie, communicatie en een website. Andere doen één ding en koppelen met de rest.
Alles in één scheelt gedoe en dubbele invoer. Maar het is niet automatisch de betere keuze. Werkt jullie boekhouding al prima en is de website net vernieuwd, dan betaal je bij een all-in-one pakket voor onderdelen die je niet gebruikt en vervang je iets wat niet stuk is. Verenigingssoftware vergelijken betekent dus ook: kijken naar wat je al hebt en wat je wilt houden.
De keuze tussen een standaardpakket en maatwerk speelt hier ook mee. Daar hebben we een apart artikel over standaard of maatwerk.
Vraag aan de leverancier: welke onderdelen zitten in het basispakket en wat is een losse module?
Criterium 3: het prijsmodel
Er zijn grofweg twee modellen: een vast tarief, of een prijs die meebeweegt met je ledenaantal. Het tweede is voorspelbaar bij een stabiele vereniging en vervelend bij een groeiende.
Let ook op wat er niet in het tarief zit. Instapkosten, kosten voor het inrichten, of een toeslag per module. Vraag het abonnement uitgesplitst op, niet als één bedrag.
Vraag aan de leverancier: wat verandert er aan de prijs als ons ledenaantal verdubbelt?
Criterium 4: de kosten over meerdere jaren
Dit is het criterium dat de meeste besturen overslaan, en het criterium dat achteraf het duurst blijkt. Een instapprijs zegt weinig over wat je in vier of vijf jaar kwijt bent.
Reken het door met je eigen getallen. Neem het abonnement voor het aantal leden dat je over drie jaar verwacht. Tel daar de kosten bij op die per handeling lopen, zoals transactiekosten bij incasso. Tel er de koppelingen bij op die je nodig hebt en die niet standaard zijn. En tel de eenmalige kosten van het inrichten mee.
Neem daarna nog één post mee: de kosten van een verkeerde keuze. Een tweede overstap binnen vijf jaar kost tijd, gedoe en verloren gegevens, en dat is bijna altijd meer dan het prijsverschil waarop de keuze destijds viel.
Praktijkvoorbeeld: het bestuur van een hobbyclub koos het goedkoopste pakket en ontdekte een jaar later dat automatische incasso niet ondersteund werd. De penningmeester schreef dat jaar 180 betaalverzoeken met de hand. Bij de volgende ALV stond de overstap alweer op de agenda.
Vraag aan de leverancier: welke kosten komen er bovenop het abonnement, en vanaf welke aantallen?
Criterium 5: privacy en waar je gegevens staan
Behandel dit niet als optelpunt maar als voorwaarde. Een pakket dat hier niet doorheen komt, valt af voordat je naar functies kijkt. Je legt tenslotte de persoonsgegevens van al je leden bij een externe partij neer.
Drie dingen zijn genoeg om een eerste schifting te maken. Krijg je een verwerkersovereenkomst, en hoef je die niet zelf op te stellen? Waar staan de gegevens fysiek? En kun je per bestuursrol instellen wie welke gegevens ziet?
Bij Congressus draait het platform op servers in Nederland, bij een Nederlands bedrijf, en wordt alleen samengewerkt met partijen die ISO- en NEN-gecertificeerd zijn. Dat zijn precies het soort feiten die je bij elke aanbieder zou moeten kunnen opvragen, en die je zwart op wit wilt hebben in plaats van als geruststelling in een demo.
Voor de volledige uitleg over wat de AVG van je vereniging vraagt, hebben we een artikel over een AVG-proof ledenadministratie.
Vraag aan de leverancier: krijgen we een verwerkersovereenkomst, en waar worden onze ledengegevens opgeslagen?
Criterium 6: betalen en incasseren
Contributie innen is voor de meeste verenigingen de grootste tijdpost. Kijk daarom niet alleen of incasso mogelijk is, maar wat er gebeurt als het misgaat.
Let op automatische incasso, betalen via iDEAL, en of het systeem zelf herinneringen verstuurt bij een openstaande factuur. Dat laatste is het verschil tussen een avond uitzoekwerk en een melding in je scherm.
Vraag aan de leverancier: wat gebeurt er automatisch bij een mislukte incasso?
Criterium 7: koppelingen met de boekhouding
Als je ledenadministratie en je boekhouding niet met elkaar praten, typt iemand alles twee keer over. Kijk dus op welke boekhoudpakketten het systeem aansluit, en of die koppeling standaard is of extra kost.
Congressus synchroniseert leden in de boekhouding van bijvoorbeeld Exact Online en Moneybird. Gebruik je iets anders, vraag dan expliciet of er een koppeling bestaat of dat je met exportbestanden gaat werken. Dat laatste kan prima werken, maar het is handwerk en dat wil je vooraf weten. Meer daarover staat op de pagina over de financiële administratie.
Vraag aan de leverancier: welke koppelingen zijn standaard en welke kosten extra?
Criterium 8: Nederlandstalige support
In de eerste maand heb je support nodig, en daarna bij elke bestuurswissel opnieuw. Kijk naar bereikbaarheid, responstijd en of de documentatie in het Nederlands is.
Let hierbij op één ding: vrijwel elke leverancier publiceert een hoog gemiddeld cijfer over zijn eigen support, en dat is geen onafhankelijke bron. Vraag liever om twee referenties van verenigingen die qua omvang op jullie lijken, en bel ze. Dat kost een half uur en zegt meer dan elk cijfer op een website.
Vraag aan de leverancier: wie helpt ons in de eerste maand, en binnen welke termijn krijgen we antwoord?
Criterium 9: meegroeien met je vereniging
Een systeem dat prettig werkt bij 80 leden, kan onhandig worden bij 800. Kijk of het meegroeit, en niet alleen in aantallen.
Belangrijker dan het maximum is of meerdere mensen tegelijk kunnen werken met verschillende rechten. Een commissie die alleen zijn eigen groep ziet, een penningmeester die bij de financiën kan, een secretaris die alles beheert.
Vraag aan de leverancier: wat is de grootste vereniging die op dit pakket draait?
Criterium 10: het ledenportaal, gezien door de ogen van je leden
Bijna elke vergelijking kijkt vanuit het bestuur. Wat ontbreekt, is de vraag wat een lid zelf ziet en kan.
Toch bepaalt dat twee dingen tegelijk. Het scheelt het bestuur werk, want een lid dat zijn eigen adreswijziging doorvoert, hoeft niemand over te typen. En het bepaalt hoe leden de vereniging ervaren: een portaal waarin je je eigen facturen terugvindt, voelt anders dan een mailtje met het verzoek om even te bellen.
Log tijdens de proefperiode een keer in als lid, niet als beheerder. Kijk wat je ziet, wat je kunt wijzigen en wat je nergens kunt vinden.
Vraag aan de leverancier: wat ziet een lid als hij inlogt, en wat kan hij zelf aanpassen?
Criterium 11: de overstap, de proefperiode en het vertrek
Drie momenten die met elkaar samenhangen, en die je alle drie vóór de keuze wilt afspreken.
De overstap: kun je je bestaande gegevens importeren, en controleert het systeem daarbij op fouten in adressen en rekeningnummers? Zit je nu nog in een spreadsheet, lees dan ook ons artikel over de overstap van Excel naar een online systeem.
De proefperiode: kun je vrijblijvend testen met je eigen gegevens, of alleen met een demo-omgeving vol voorbeelddata? Dat verschil is groter dan het lijkt.
Het vertrek: kun je al je gegevens compleet meenemen als je ooit stopt, en in welk formaat? Dit voelt als een rare vraag bij de start, maar het is de enige die bepaalt of je over vijf jaar nog vrij bent om iets anders te kiezen. Stelt een leverancier zich hier ontwijkend op, dan weet je genoeg.
Congressus helpt met je onboarding. We importeren je ledenbestand en de opstart van je nieuwe omgeving. Je kunt kiezen uit verschillende pakketten, van een kort startgesprek met hulp bij de import tot training en ondersteuning bij de inrichting.
Vraag aan de leverancier: in welk formaat krijgen we onze gegevens mee als we stoppen?
Zo pak je het vergelijken en kiezen aan
Een ledenadministratie systeem kiezen gaat sneller als je het in vijf stappen doet.
- Zet jullie eisen op papier vóórdat je pakketten bekijkt. Anders gaat de eerste demo bepalen wat je belangrijk vindt.
- Maak een longlist van drie tot vijf pakketten. Meer is niet grondiger, alleen langzamer.
- Loop de criteria hierboven langs en stel per pakket de bijbehorende vraag. Zet de antwoorden naast elkaar.
- Benut de proefperiodes, en laat ze uitvoeren door de mensen die er straks mee werken.
- Leg het besluit voor aan het bestuur of de ALV, met de weging erbij: welke drie criteria gaven de doorslag en waarom.
Die laatste stap is vaak het spannendst. In ons artikel over het overtuigen van de ALV staat hoe je zo'n voorstel opbouwt.
Conclusie
Kort samengevat:
- Een functielijst levert geen keuze op. Bepaal vooraf welke drie criteria doorslaggevend zijn
- Laat de proefperiode uitvoeren door de vrijwilliger die het systeem gaat gebruiken, niet door wie het aanschaft
- Reken de kosten door over vier tot vijf jaar, inclusief wat er niet in het abonnement zit
- Behandel privacy en datalocatie als voorwaarde vooraf, niet als punt op de lijst
- Vraag bij elke aanbieder hoe je je gegevens weer meekrijgt als je stopt
Wil je zien hoe Congressus op deze criteria scoort? Bekijk de ledenadministratie software van Congressus en probeer het 30 dagen gratis, inclusief alle functionaliteit.
Bij het kiezen van een ledenadministratie let je op gebruiksgemak, het prijsmodel en de kosten over meerdere jaren, privacy en datalocatie, betaal- en incassofuncties, koppelingen, support, schaalbaarheid, het ledenportaal en de voorwaarden rond overstappen en vertrekken. Bepaal vooraf welke drie daarvan voor jullie doorslaggevend zijn.
Een goede vergelijking begint met je eigen eisen, niet met de pakketten. Maak daarna een longlist van drie tot vijf aanbieders, stel elke aanbieder dezelfde vragen per criterium en zet de antwoorden naast elkaar. Zo vergelijk je op hetzelfde, in plaats van op wat elke leverancier zelf het liefst laat zien.
Wat een ledenadministratie kost, hangt af van het aantal leden en van het prijsmodel: een vast tarief of een bedrag per lid. Een gemiddelde zegt weinig, omdat de bijkomende kosten sterk verschillen. Reken daarom met je eigen ledenaantal en tel de transactiekosten, koppelingen en inrichtingskosten mee.
Hoe lang een overstap duurt, hangt vooral af van de staat van je huidige gegevens. Een opgeschoond bestand is binnen enkele weken over, een vervuild bestand kost maanden. Reken op een overgangsperiode waarin je het oude bestand nog achter de hand houdt.
Zoek je een alternatief voor je huidige pakket, bijvoorbeeld een ClubCollect alternatief, dan gelden precies dezelfde elf criteria als bij een eerste keuze. Eén punt verdient extra aandacht: controleer eerst of en hoe je je gegevens uit je huidige systeem exporteert, want dat bepaalt hoeveel werk de overstap wordt.
