Functies
Ledenadministratie

Alle leden, overzichtelijk, online op één plek

Communicatie

Krachtige communicatie voor en door leden

Website

Een eigen responsive website, makkelijk in beheer

Financiële administratie

Beheer de financiën veilig en slim

Congressus App
Integraties & uitbreidingen
Meer met modules
Beveiliging
Alle functies
Tarieven
Voor wie
Beroeps- & Brancheverenigingen
Studentenverenigingen
Studieverenigingen
Autoclubs
Overig
Ondersteuning
Onboarding

Een vliegende start met onboarding

Consultancy

Haal het maximale uit Congressus

Training

Met vertrouwen je vereniging ondersteunen

Kennisbank

Tips & tricks

Support
Veelgestelde vragen
Tips & inspiratie
Contact
InloggenProbeer nu
Blog

Van Excel naar professionele ledenadministratie

Auteur
Marthijs
datum
11/4/2025
onderwerp
Inspiratie
Tips
inhoud
Heading

De keus om met je bestuur de ledenadministratie van de vereniging te verhuizen van Excel naar professionele verenigingssoftware is een belangrijke beslissing die je niet zomaar neemt. Wij helpen je bij het zetten van de volgende stap.

Waarom zou je als vereniging met je ledenadministratie overstappen van Excel naar een ander programma? Het softwareprogramma staat immers op bijna elke computer en biedt veel mogelijkheden. Excel is een handig computerprogramma waarmee je lijstjes en berekeningen kunt maken. Het lijkt een beetje op ruitjespapier uit een wiskundeschrift, maar dan op je computer. Ideaal als je uitgaven wilt bijhouden of items wilt tellen.

Veel verenigingen beginnen hun ledenadministratie dan ook in Excel. Hoewel dit voor kleine verenigingen best kan werken, ontstaan er al snel beperkingen:

  • Je maakt sneller fouten, omdat je alles zelf handmatig moet invullen
  • Je kunt weinig handelingen automatiseren in Excel
  • De gegevens van je leden zijn niet goed beveiligd
  • Het is lastig om samen met andere bestuursleden in Excel te werken
  • Het versturen van contributie-facturen neemt veel tijd in beslag

Daarnaast kan Excel frustraties opwekken wanneer de software niet lekker met je mee aan het denken is.

Voordelen van professionele verenigingssoftware

Met verenigingssoftware kun je je ledenadministratie efficiënter en veiliger beheren dan in Excel. Deze soort software biedt verschillende voordelen die het beheer van je vereniging aanzienlijk versoepelen.

Hier zijn de belangrijkste voordelen op een rij:

  • Veilige opslag van je ledenadministratie op één plek
  • Veel terugkerende handelingen kan je automatiseren met een workflow
  • Je kunt makkelijk samenwerken met andere bestuursleden
  • Makkelijker over te dragen bij een bestuurswissel
  • Eenvoudig contributie innen en facturen versturen

Wanneer is het tijd om van Excel over te stappen?

De overstap van Excel naar professionele verenigingssoftware is een belangrijke beslissing die je als bestuur niet zomaar neemt. Het is een investering in de toekomst van je vereniging die zich op lange termijn terugbetaalt dankzij tijdsbesparing en verbeterde dienstverlening aan je leden.

Het moment om met je ledenadministratie van Excel over te stappen naar verenigingssoftware is daar als:

  • Je vereniging meer dan 100 leden heeft
  • Je veel tijd kwijt bent aan administratieve taken
  • Er met regelmaat fouten sluipen in de ledenadministratie
  • Meerdere bestuursleden toegang nodig hebben tot je ledenadministratie
  • Je behoefte hebt aan een soepel facturatieproces
  • Je op zoek bent naar een nieuwe website van je vereniging
  • Je de communicatie met je leden wil verbeteren

Tips voor een soepele overgang van Excel

De overstap naar nieuwe software vraagt om een goede voorbereiding. Om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen, zijn hier enkele praktische tips:

  • Gebruik de overstap naar verenigingssoftware om je ledenadministratie op te schonen
  • Communiceer naar je leden dat je gebruik gaat maken van nieuwe software. Leg het bijvoorbeeld voor tijdens de Algemene Ledenvergadering (ALV).
  • Maak gebruik van de ondersteuning die je nieuwe softwareleverancier biedt.

‍

Meer tips voor het verenigingsleven:

Bij Congressus geven we graag tips hoe je met een goed gevoel aan de slag gaat voor je vereniging. Onze eerste tip is daarin vanzelfsprekend:

“Probeer onze verenigingssoftware eens.”

Zo hebben we nog veel meer kennis in huis die we graag met jullie delen. Hieronder vind je een lijst met artikelen samengesteld waar je als bestuur van een vereniging iets aan hebt:

Lees ook

  • Wat is verenigingssoftware?
  • Studievereniging KIC vindt ledenadministratie niet meer intimiderend
  • Ledenadministratie, de veelgemaakte fouten en oplossingen
  • Boekhoudsoftware koppelen met je ledenadministratie
  • Website voor je vereniging laten maken
  • Zo overtuig je de ALV van Congressus
  • Hoe bepaal je de contributie van je vereniging?
  • Hoe komen nieuwe leden bij je vereniging?

‍

Heb je nog vragen over dit onderwerp?
Neem contact op met
Marthijs
marthijs@congressus.nl

Wacht niet langer!

Maak geheel vrijblijvend je eigen Congressus omgeving aan en ontdek hoe je eenvoudig je vereniging kan beheren. Of plan een afspraak.

Probeer nu
Plan een afspraak
Product
LedenadministratieWebsiteCommunicatieFinanciële administratieCongressus appTarievenAPI
voor wie
Beroeps- en BrancheverenigingenStudentenverenigingenStudieverenigingenAutoclubs
Over ons
Over onsPartnersVacaturesHet team
support
KennisbankConsultancyTips en inspiratieWebinars & trainingOnboardingSupport
Vragen en support
Support
050 211 0016
support@congressus.nl
Sales
050 211 2345
sales@congressus.nl
Wij zijn maandag t/m vrijdag bereikbaar van 9:00 tot 17:00
2011 - 2024 Congressus
Privacy
Cookies
Cookie voorkeuren
Algemene voorwaarden
Disclaimer
Door op "accepteren" te klikken, ga je akkoord met het plaatsen van cookies op jouw apparaat ter bevordering van de navigatie, het analyseren van gegevens en het ondersteunen van onze marketingactiviteiten. Lees onze privacy verklaring voor meer informatie.
AccepterenWijzig voorkeuren
Cookie voorkeuren
Functionele cookies
Vereist
Marketing cookies
Persoonlijke cookies
Analytische cookies
Alle cookies afwijzenAlle cookies accepterenVoorkeuren opslaan