Ledenbeheer en betalingen zonder stress: dit is hoe de NVvP het doet

Auteur

Hanna

datum

18/8/2025

onderwerp

Case

Inspiratie

inhoud

Heading

Van handmatig en tijdrovend naar overzichtelijk en grotendeels automatisch. Bij de NVvP (Nederlandse Vereniging voor Parodontologie) is de administratie grotendeels geautomatiseerd. Dankzij Congressus en Mollie is dit niet alleen behapbaar, maar zelfs overzichtelijk en efficiënt, aldus Simone. Simone vertelt over haar werk op het secretariaat van de NVvP.

Alles op elkaar aangesloten

Toen ik bij de NVVP begon, werkte de vereniging nog met verschillende systemen, wat veel handmatig werk met zich meebracht.. Het secretariaat verstuurde de contributie facturen nog per post, iets wat we ons nu nauwelijks meer kunnen voorstellen. Destijds bestond het secretariaat bovendien uit meerdere medewerkers. Inmiddels zijn we overgestapt op Congressus en dat heeft groot verschil gemaakt, vertelt Simone.

De ledenadministratie is nu gekoppeld aan de website, waardoor wijzigingen en nieuwe aanmeldingen direct correct worden verwerkt. Ook contributie-inningen en betalingen voor congressen verlopen automatisch. Alles is geïntegreerd in één systeem, en dat scheelt enorm veel handmatig werk. "Juist die naadloze koppeling tussen de website, betalingen en de ledenadministratie was voor ons de doorslaggevende reden om voor Congressus te kiezen.”

Automatisering die écht werkt

Dankzij de integratie van Mollie als betaalpartner binnen Congressus verlopen de contributie-inningen en betalingen voor congressus nu grotendeels automatisch. Dat levert veel op; een enorme tijdswinst, altijd actueel inzicht in betalingen en minder handmatig werk, waardoor de kans op fouten is verminderd. Bovendien is het hele proces volledig papierloos geworden.

Concrete voordelen:

Direct inzicht in transacties via het overzichtelijke Mollie-dashboard
Efficiënte reconciliatie en eenvoudig financieel beheer
Minder handmatige handelingen, dus minder kans op fouten
Volledig digitaal proces, geen papieren facturen of verwerkingen meer

“Betalingen via Mollie zijn eenvoudig geregeld. Dat verloopt nu volledig automatich.” - Simone

Congressus als digitale ruggengraat

Simone ziet Congressus als de ruggengraat van alles wat ze doet op het secretariaat: "Congressus staat altijd aan. Van ledenbeheer tot communicatie en betalingen: Alles loopt via dit systeem. Het is overzichtelijk, gebruiksvriendelijk en voelt als een verlengstuk van mijn werkplek. Mollie draait daarbij geruisloos mee op de achtergrond: geen storingen, geen zorgen. Precies zoals je het wilt hebben."

‍

Support die je echt verder helpt

“Wat ik ook erg waardeer, is de ondersteuning vanuit Congressus. Als ik ergens tegenaan loop, kan ik gewoon bellen of een bericht sturen - en er wordt altijd met aandacht meegedacht. Het supportteam weet wie ik ben en begrijpt onze situatie.”

“Het is heel fijn dat je gewoon met iemand kunt bellen of langs kunt gaan, Congressus denkt echt met je mee.”, aldus Simone

Wat kan nog beter?

Hoewel het systeem goed functioneert, blijven er altijd uitzonderingen leden die 2x betalen, of facturen die worden gestorneerd. Natuurlijk zijn er altijd aandachtspunten, maar het systeem is stabiel en doet wat het moet doen.

“Tijd is geld. Automatisering is geen luxe, maar essentieel als je als vereniging mee wil blijven doen.” - Simone

Congressus x Mollie

Congressus en Mollie vormen een combinatie die waardevol is voor vele verenigingen die zowel de website als de ledenadministratie als al het betaalverkeer willen vereenvoudigen en versnellen. Wil je ook meer grip op je ledenadministratie en betaalstromen? Wij helpen je graag verder.

Meer tips voor het verenigingsleven:

Bij Congressus geven we graag tips hoe je met een goed gevoel aan de slag gaat voor je vereniging. Onze eerste tip is daarin vanzelfsprekend:

“Probeer onze verenigingssoftware eens.”

Zo hebben we nog veel meer kennis in huis die we graag met jullie delen. Hieronder vind je een lijst met artikelen samengesteld waar je als bestuur van een vereniging iets aan hebt: