Taken van de secretaris van een vereniging

Een secretaris is verantwoordelijk voor de verslaglegging van de vereniging. De secretaris maakt de notulen tijdens een vergadering en houdt zich vaak bezig met de voorbereiding van vergaderingen en de opvolging van genomen besluiten. Daarnaast is de secretaris vaak verantwoordelijk voor de ledenadministratie en de correspondentie namens de vereniging. De secretaris is contactpersoon voor de vereniging en het bestuur en waakt over de geldende wet- en regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan de AVG.

Lijst met mogelijke taken van de secretaris

• Als secretaris van een vereniging ben jij de administratieve duizendpoot. Jij houdt notulen bij tijdens vergaderingen en zorgt voor een overzicht van wat er besproken en besloten is.De notulen van alle vergaderingen die je hebt met het bestuur hoef je niet direct te publiceren op de verenigingswebsite, maar de notulen van de ALV dienen wel met de rest van de leden gedeeld te worden. Met Congressus kan je eenvoudig bestanden delen met de leden van je vereniging.
• De secretaris stelt de agenda voor vergaderingen op en zorgt voor het versturen van uitnodigingen. Zo weet iedereen wanneer de vergadering plaatsvindt, waar deze gehouden wordt en welke onderwerpen aan bod komen.Met Congressus kun je eenvoudig uitnodigingen versturen en agendapunten bijhouden, zodat alle leden goed voorbereid kunnen deelnemen aan de vergadering.
• De secretaris beheert de ledenadministratie. Jij zorgt dat alle gegevens van de leden kloppen en up-to-date zijn.Met onze verenigingssoftware staat jouw ledenadministratie in de cloud. Beheer je ledenbestand overal, vanaf elke tablet of computer. Of je nu nieuwe leden werft of de administratie doet: het kan allemaal online. Daarnaast kun je leden de mogelijkheid geven om hun gegevens zelf te updaten.
• De secretaris is verantwoordelijk voor inkomende en uitgaande communicatie, zoals e-mails en brieven. Ook beantwoord je vragen van leden of externe partijen.Een goede ****communicatie met je leden gaat veel verder dan het hebben van een eigen website. Gepersonaliseerde nieuwsbrieven, mailings en sms'jes horen er ook bij. Met Congressus kun jij kiezen welke leden het bericht ontvangen, en op welk moment.
• Als secretaris regel je de post en zorg je ervoor dat belangrijke documenten en correspondentie goed gearchiveerd worden. Zo blijft alles overzichtelijk en vindbaar.Met Congressus kan je eenvoudig bestanden bewaren.
• Notities maken tijdens vergaderingen en actiepunten bijhouden is een cruciaal onderdeel van jouw taak. Zo weten de leden wat er afgesproken is en wat er nog moet gebeuren.
• Het voorbereiden en verzenden van nieuwsbrieven of informatieve berichten naar de leden kan ook tot jouw verantwoordelijkheden behoren. Zo blijven leden op de hoogte van het reilen en zeilen binnen de vereniging.
• Het verwerken van aanmeldingen voor activiteiten of evenementen valt ook onder jouw taakgebied. Jij zorgt dat alle aanmeldingen correct worden geregistreerd en verwerkt.
• Het assisteren van de voorzitter en andere bestuursleden bij hun taken hoort ook bij jouw rol als secretaris. Samen zorgen jullie ervoor dat de vereniging draaiende blijft.
• Tot slot ben jij als secretaris ook de contactpersoon voor externe instanties en organisaties. Jij onderhoudt deze contacten en zorgt voor een vlotte communicatie tussen de vereniging en de buitenwereld.

Voordelen van Congressus voor de secretaris

Een fijner bestaan als secretaris die werkt met Congressus. Dit zijn de belangrijkste voordelen op een rij:

• Ledenadministratie in de cloud: Met Congressus beheer je eenvoudig alle ledengegevens op één centrale plek. Leden kunnen zelf hun gegevens bijwerken, wat jou alsveel administratief werk bespaart.
• Efficiënte communicatie: Verstuur gerichte mailings en nieuwsbrieven naar specifieke doelgroepen.
• Digitaal documentbeheer: Sla alle belangrijke documenten, notulen en . Ze zijn altijd en overal toegankelijk en goed georganiseerd.
• Evenementenbeheer: Organiseer activiteiten, beheer inschrijvingen en houd automatisch bij wie er komt. Je kunt zelfs betalingen koppelen aan de inschrijvingen.

We hebben de eerste mailings via MailChimp verstuurd, maar de communicatietools van Congressus zijn veel beter. Dankzij al die extra velden in onze administratie, kunnen we heel makkelijk onze doelgroepen zoals studiekeuzebegeleiders, techneuten of architectuurliefhebbers selecteren en die gericht mailen.”

Willem Vesters - Alumnivereniging Manet Gaudium

Door deze functies te gebruiken, bespaar je als secretaris veel tijd die je anders kwijt zou zijn aan administratieve taken. Zo houd je meer tijd over voor de leden van je vereniging.

Meer tips voor het verenigingsleven:

Bij Congressus geven we graag tips hoe je met een goed gevoel aan de slag gaat voor je vereniging. Onze eerste tip is daarin vanzelfsprekend:

“Probeer onze verenigingssoftware eens.”

Zo hebben we nog veel meer kennis in huis die we graag met jullie delen. Hieronder vind je een lijst met artikelen waar je als secretaris van een vereniging iets aan hebt:

Lees ook:

• Wat is de verenigingssoftware van Congressus?
• Software voor je vereniging: standaard of maatwerk?
• Hoe komen nieuwe leden bij je vereniging?
• Ledenadministratie, de veelgemaakte fouten en oplossingen
• Geen paniek! Zo bereid je vereniging een bestuurswissel voor
• Van Excel naar professionele ledenadministratie
• Studievereniging KIC vindt ledenadministratie niet meer intimiderend
• Wanneer is het handig meerdere e-mailadressen van je leden in de ledenadministratie te hebben?

‍