Geen paniek! Zo zorg je voor een soepele bestuurswissel

Het bestuur is het baken van de vereniging; het bestuur bepaalt beleid en zorgt voor de dagelijkse leiding. Dan is het soms hartstikke vervelend of in ieder geval onhandig als een bestuurslid opstapt. Wat je als vereniging kunt doen voor een soepele overdracht? Zorg voor goede functieomschrijvingen, leg procedures schriftelijk vast en houd bij op welke data de zittingstermijnen aflopen.

Wie is waar verantwoordelijk voor? Leg dit vast

Elke rol binnen een bestuur heeft z’n eigen verantwoordelijkheden en taken die daaruit voortvloeien. Doorgaans bestaat een bestuur minimaal uit een voorzitter (en vicevoorzitter), een secretaris en een penningmeester. De leden van het bestuur die geen specifieke functie of taak hebben, worden ‘algemeen lid’ genoemd.

Aangezien een bestuur niet voor eeuwig uit dezelfde samenstelling bestaat, is het belangrijk goed vast te leggen wat de verschillende werkwijzen zijn voor deze taken. Hoe factureer en in je de contributie? Wat moet je allemaal regelen voor een ALV(Algemene Ledenvergadering)? En wat is de beste manier om nieuwe leden te werven? Hieronder vind je de verschillende rollen binnen een bestuur. Zorg ervoor dat de verantwoordelijkheden, taken en werkwijzen die daar bij komen kijken duidelijk vastgelegd zijn.

Voorzitter

De voorzitter leidt het dagelijks bestuur van de vereniging. De voorzitter neemt initiatief in bestuurswerkzaamheden, coördineert deze en voert deze uit. Bepaalde taken kunnen worden verdeeld onder commissies. De voorzitter leidt ook vergaderingen, zoals de ALV en andere plenaire vergaderingen.

Sommige voorzitters hebben een heuse voorzittershamer om de orde tijdens vergaderingen te bewaren. Een goede voorzitter gebruikt deze hamer zelden, vaak alleen om de vergadering officieel te openen of te sluiten. De hamer is dan ook van symbolische waarde, het uiterlijke kenmerk van het voorzitterschap.

Taken van de voorzitter:

• De vereniging vertegenwoordigen, zowel binnen de vereniging als naar buiten.
• Leiding geven aan de algemene vergadering van het bestuur.
• De vergadering van de vereniging voorzitten. Hieronder valt het voorbereiden van de vergadering en tijdens de vergadering alle agendapunten doorlopen.
• Na de vergadering moet de voorzitter zorgen voor uitvoering van de genomen besluiten. Moet iemand anders een bepaald besluit uitvoeren? De voorzitter controleert of dat ook daadwerkelijk gebeurt.
• Leiding geven aan het bestuur. Denk hierbij aan het beleidsplan van de vereniging uitvoeren, het coördineren van de verschillende taken binnen de vereniging en initiatieven nemen waar de vereniging baat bij heeft.

Secretaris

Een secretaris is verantwoordelijk voor de verslaglegging van de vereniging. De secretaris maakt de notulen tijdens een vergadering en houdt zich vaak bezig met de voorbereiding van vergaderingen en de opvolging van genomen besluiten. Daarnaast is de secretaris vaak verantwoordelijk voor de ledenadministratie en de correspondentie namens de vereniging. De secretaris is contactpersoon voor de vereniging en het bestuur en waakt over de geldende wet- en regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan de AVG.

Taken van de secretaris:

• De agenda van de vereniging opstellen en aan leden versturen.
• Erop toezien dat de algemene vergadering tijdig bijeen wordt geroepen.
• Notuleren tijdens de vergadering. Na de vergadering het verslag opstellen.
• Bewaken van procedures en vastleggen van actiepunten.
• Administratie bijhouden. Dit behoort grotendeels ook tot de taken van de penningmeester.
• De inschrijving bij de Kamer van Koophandel actueel houden. De secretaris moet een bestuurswissel aan de Kamer van Koophandel doorgeven.
• Bestuursleden kunnen onderling bepalen wie welke specifieke bestuurstaken krijgt toebedeeld.

Penningmeester

Een penningmeester beheert de financiën van een vereniging. De penningmeester is doorgaans verantwoordelijk voor: beheren van de rekening en kas van de vereniging, begroting opmaken, financiële verslagen opstellen (bijvoorbeeld in de vorm van een jaarverslag of jaarrekening) en transacties beheren en uitvoeren (inkomsten en uitgaven).

Checklist voor de penningmeester:

• Beheert de geldmiddelen.
• Verzorgt de administratie van de inkomsten en uitgaven.
• Stuurt rekeningen voor contributies, opleidingsbijdragen en boetes.
• Begeleidt en beheert de financiën van de commissies.
• Zorgt voor informatie voor de kascontrolecommissie.
• Onderhoudt contact met de ledenadministratie.
• Doet de betalingen namens de vereniging.
• Maakt facturen op.
• Onderhoudt eventueel contact met een incassobureau.
• Verzorgt de contacten met een eventueel administratiekantoor t.a.v. de begroting en de salarisadministratie.
• Vraagt subsidies aan.
• Stelt jaarlijks een begroting op.
• Maakt jaarlijks de jaarrekening op.

Op welke data lopen de zittingstermijnen af?

De verantwoordelijkheden die elke rol binnen het bestuur heeft veranderen niet zo maar. Werkwijzen kunnen nog wel eens veranderen. De software waar je vereniging mee werkt heeft bijvoorbeeld een update doorgevoerd en daarmee is de werkwijze van een bepaalde taak misschien net even anders dan je gewend bent. Nu is het handig bovenstaande werkwijzen bij te werken wanneer iets verandert. Dit hoeft niet direct, maar het is wel handig dat te doen voor je zittingstermijn erop zit. Zet deze data in je agenda.

Aanvullende zaken die belangrijk zijn bij een bestuurswissel:

Er zijn ook wat praktische zaken waar je aan moet denken bij een bestuurswissel. We hebben er drie voor je op een rij gezet:

• Wijziging doorgeven bij de KvK – Is jouw vereniging ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK), dan moet je de bestuurswissel binnen een week doorgegeven. Dit gaat door middel van een wijzigingsformulier dat je kan opvragen of op de website van het handelsregister kunt invullen. Alleen bestuursleden die zelf aftreden mogen deze wijziging doorgeven. Zij schrijven zichzelf uit en melden hun opvolgers aan. Je hebt de handtekeningen nodig van zowel de oude als de nieuwe bestuursleden, dat kan even tijd kosten.
• Bankrekening overzetten – Na het wisselen bij de KvK kun je met een nieuw uittreksel de toegang tot de bankrekening van de vereniging overzetten. Vooral voor de tekenbevoegdheid is het belangrijk dat je dit tijdig doet. Vraag na bij jouw bank wat je allemaal mee moet nemen, maar een nieuw bestuurslid is in ieder geval verplicht zich te legitimeren. Reken er op dat ook dit best even tijd kan vragen van een bank.
• Online gegevens aanpassen – Wanneer alles geregeld is met de bank en de KvK is het tijd je online gegevens te updaten. Denk aan de e-mailhandtekening, staat daar al de juiste naam van het nieuwe bestuurslid? En is de informatie over het huidige bestuur op de website nog actueel?